Grupo Mutual

As 55 filiais do Grupo Mutual geram um fluxo de caixa constante que apoia as operações da entidade, mas fundos adicionais são necessários, às vezes, quando uma base de clientes de uma filial saca mais do que depositam. Para evitar insuficiência de fundos, cada filial mantém dinheiro adicional em um cofre para garantir que possa fornecer serviços essenciais. Mas, apesar dessa precaução, sem nenhuma pesquisa para compreender as necessidades diárias, os cofres de algumas filiais ficam sem dinheiro enquanto outras possuem reservas significativas que ficam sem serem usadas. Não ter o dinheiro necessário em mãos em cada filial cria altos custos para a empresa e apresenta aos clientes três opções indesejadas: receber os fundos do banco como transferência eletrônica, aguardar de 1 a 3 dias para a remessa, ou se deslocar para a filial principal para fazer a retirada.

Manter a quantidade de dinheiro ideal nos cofres de cada filial reduziria os custos e manteria a satisfação do cliente. Para otimizar o processo de fluxo de caixa entre filiais, a equipe precisou fazer ajustes para evitar fundos ociosos.

A equipe aplicou o método DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar e controlar) de cinco fases em seu projeto e começou com a definição da meta do projeto: criar um processo eficiente que transferisse dinheiro de cofres de bancos improdutivos às filiais onde ele era mais necessário.

Durante a fase Medir, a equipe reuniu dados de fluxo de caixa de 55 filiais ao longo de dois anos, incluindo, fluxo de entrada, fluxo de saída, saldo, quantidade de dinheiro no cofre, abastecimento de máquinas eletrônicas e envios de dinheiro para colónes costa-riquenhos e dólares americanos. Os dados foram segmentados por horas da manhã e da tarde, número de transações em dinheiro e quantia de transação. “Gerenciar os bancos de dados e analisar cerca de 2.000 pontos de dados de cada uma das 55 filiais eram nossos maiores desafios”, diz Jean-Carlos Zamora Mora, líder de projeto e especialista em melhoria no Grupo Mutual. “O Minitab desempenhou um papel muito importante no tratamento desse problema. Ele reduziu o tempo de análise ajudando-nos a identificar onde focar nossos esforços para melhorar nosso processo”. 

A fase Analisar do projeto começou com uma análise de variância (ANOVA) para colónes e dólares para explorar como o fluxo de caixa dos bancos variava de acordo com o mês. A ANOVA revelou diferenças significativas, assim, eles usaram em seguida comparações de Tukey do Minitab para identificar quais meses eram diferentes dos outros e agrupar meses similares para simplificar as análises.

A equipe também usou cartas de controle para verificar se o fluxo de caixa de cada grupo era estável, cumprindo os requisitos de dados para análise de capacidade. Para ajudar a equipe a escolher a carta de controle correta e criar automaticamente resumos abrangentes dos resultados, a equipe usou o Assistente da Minitab.

A equipe depois usou o Minitab para executar uma análise de capacidade do fluxo de caixa atual de cada grupo. A análise determinou se as entradas e saídas geradas pelos clientes eram proporcionais aos serviços fornecidos e estabeleceu qual porcentagem de dinheiro era utilizada em cada filial.

“Encontramos um saldo de caixa positivo em 95% das filiais”, diz Zamora Mora. “A análise mostrou que o dinheiro em mãos para atender às necessidades dos clientes ultrapassava as necessidades em mais de 200%, assim, de repente, tínhamos muito dinheiro para investir”. 

A análise de capacidade de cada grupo revelou oportunidades para economias significativas e deu à equipe a confiança para avançar para a fase Melhorar: implantar cartas de controle em tempo real que permitiam que a gerência visse o saldo de caixa de cada filial, em qualquer momento do dia. As cartas também incluíam limites que eram determinados pelos dados de fluxo de caixa gerados pelos depósitos e retiradas dos clientes, além da quantia de dinheiro ociosa e taxa de utilização. Os gerentes podiam identificar rapidamente quais filiais tinham excesso de caixa e mover o dinheiro para filiais onde mais fundos eram necessários, maximizando a utilidade do dinheiro gerado sem interromper o atendimento ao cliente.