Effizienz im Bankwesen: Verbesserter Cashflow und Kostensenkungen bei Grupo Mutual

In den 55 Filialen von Grupo Mutual wird ein ständiger Cashflow generiert, mit dem der Betrieb der Bank aufrechterhalten wird. In manchen Fällen werden aber zusätzliche Beträge benötigt, wenn die Kunden einer Filiale mehr abheben als sie einzahlen. Um einen Bargeldmangel zu vermeiden, hält jede Zweigstelle zusätzliches Bargeld in einem Tresor vor, so dass kritische Leistungen für die Kunden weiter angeboten werden können. Doch trotz dieser Vorsichtsmaßnahme und ohne genauere Untersuchung der täglich angeforderten Beträge kam es in einigen Filialen trotzdem zu einem Bargeldmangel, während in anderen erhebliche Beträge nicht abgerufen wurden. Dass nicht in jeder Bankfiliale die richtigen Bargeldmengen vorrätig waren, führte zu hohen Kosten für das Unternehmen und bedeutete für die Kunden drei unattraktive Alternativen: den Betrag von der Bank als elektronische Überweisung zu erhalten, ein bis drei Tage auf das Bargeld zu warten oder das Geld in der Hauptniederlassung abzuheben.

Bei der Grupo Mutual hat ein Projektteam die optimale Bargeldmenge ermittelt, die in jeder der 55 Filialen der Bank gelagert werden sollte, und den Cashflow angepasst, um einerseits zu vermeiden, dass der Cashflow negativ wurde, und andererseits, dass Mittel ungenutzt blieben. Das Team setzte die Methoden nach Lean Six Sigma und die Minitab Statistical Software ein, um den Umsatz um 1,1 Mio. USD zu steigern, die Bargeldnutzung um 40 % zu erhöhen und die Kosten um 60 % zu senken.

Wenn in jeder Filiale die richtige Bargeldmenge vorrätig wäre, könnten hierdurch die Kosten reduziert und die Kundenzufriedenheit sichergestellt werden. Zur Optimierung des Cashflow-Prozesses zwischen den Filialen musste das Team Änderungen vornehmen, durch die ungenutzte Beträge eliminiert würden.

Das Team wendete für das Projekt die fünf Phasen der DMAIC-Methode an. (Das Akronym DMAIC leitet sich von den englischen Bezeichnungen Define, Measure, Analyze, Improve und Control ab.) Zunächst definierten sie das Projektziel: einen effizienten Prozess einzurichten, mit dem ungenutztes Bargeld aus Tresoren in die Filialen verlagert wird, in denen es am dringendsten benötigt wird.

Während der Messphase erfasste das Team Daten zum Cashflow in 55 Filialen aus zwei Jahren, u. a. Geldeingang und -ausgang, Saldo, Bargeldmenge im Tresor, Befüllung der Geldautomaten und Überweisungen in costa-ricanischen Colones und US-Dollar. Die Daten wurden in Vormittag und Nachmittag, Anzahl der Bargeldtransaktionen und den Transaktionsbetrag segmentiert. „Die Verwaltung der Datenbanken und die Analyse von rund 2.000 Datenpunkten aus jeder der 55 Filialen waren unsere größte Herausforderung“, erläutert Jean-Carlos Zamora Mora, Projektleiter und Verbesserungsexperte bei Grupo Mutual. „Minitab spielte bei diesem Aspekt eine entscheidende Rolle. Das verkürzte die für die Analyse erforderliche Zeit, und wir konnten damit herausfinden, worauf wir unsere Bemühungen zur Verbesserung unseres Prozesses stützen sollten.“ 

Die Analysephase des Projekts begann mit einer Varianzanalyse (ANOVA) für Colones und US-Dollar, um die monatlichen Abweichungen des Cashflows bei der Bank zu untersuchen. Die ANOVA zeigte signifikante Differenzen, so dass anschließend mit Vergleichen nach Tukey in Minitab ermittelt wurde, welche Monate Abweichungen zeigten. Dann wurden ähnliche Monate gruppiert, um die Analyse zu optimieren.

Anhand von Kontrollkarten wurden die Daten im zeitlichen Verlauf grafisch dargestellt und beurteilt, ob der Prozess stabil war oder nicht. Das diente der Vorbereitung der Fähigkeitsanalyse.

Das Team überprüfte außerdem mit Regelkarten, ob der Cashflow für die einzelnen Gruppen stabil war und die Datenanforderungen für die Prozessfähigkeitsanalyse erfüllte. Zum Auswählen der passenden Regelkarten und zum automatischen Generieren von umfassenden Übersichten über die Ergebnisse setzte das Team den Assistenten in Minitab ein.

Dann wurde in Minitab eine Prozessfähigkeitsanalyse für den aktuellen Cashflow der einzelnen Gruppen ausgeführt. Bei dieser Analyse wurde ermittelt, ob die Bargeldeingänge und -ausgänge durch die Kunden proportional zum Angebot waren, und es wurde bestimmt, welcher Anteil des vorhandenen Bargelds in den einzelnen Filialen abgerufen wurde.

Jede Gruppe wies einen überschüssigen Bargeldfluss auf: Insgesamt enthielten die Tresore mehr Geld, als die einzelnen Zweigstellen für einen effizienten Betrieb benötigten. Der übermäßige Geldumlauf führte jedoch dazu, dass manche Banken ihre Tresore überstrapazierten, während andere Bargeld lagerten, das nicht genutzt wurde.

Ein erfolgreicher Pilotversuch der Echtzeit-Regelkarten bestätigte das Team darin, Mitarbeiter in der Nutzung des neuen Werkzeugs zu schulen. Die für die Bargeldverteilung Verantwortlichen konnten so entsprechend dem Status der einzelnen Filialen auf den Regelkarten Transporte anweisen. Gleichzeitig konnte die Geschäftsleitung fundiertere strategische Entscheidungen treffen und so den Cashflow optimieren.

Wie die meisten Qualitätsverbesserungsprojekte stieß auch diese Initiative auf Widerstand und unerwartete Herausforderungen. Doch dass das Team bei Einwänden datengestützt argumentieren konnte, spielte eine wichtige Rolle dabei, die Unterstützung von Stakeholdern zu sichern. „Während dieses Projekts tauchten Fragen und Situationen auf, die die Glaubwürdigkeit des Teams und den Erfolg in Frage hätten stellen können“, erinnert sich Zamora Mora. „Die Genauigkeit und Zuverlässigkeit unserer Datenanalyse mit Minitab war jedoch überwältigend.“ 

Durch die als Ergebnis des Projekts umgesetzten Änderungen wurden die Bargeldnutzung um 40 % gesteigert und die Überweisungskosten um 60 % gesenkt. Mit dem neuen Prozess wurden außerdem Versicherungskosten gesenkt und das Risiko durch das Lagern und Transportieren größerer Geldmengen reduziert. Die Auswirkungen des Projekts steigerten die Einnahmen insgesamt um 1,1 Mio. Dollar und stellten ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Rentabilität des Unternehmens und den Bedürfnissen der von den einzelnen Filialen bedienten Kunden her.