Depuis leur création il y a plus de 100 ans, les établissements de santé Lehigh Valley Health Network (LVHN) ont atteint plusieurs étapes importantes en matière de qualité. Pour poursuivre leur démarche qualitative, ils se sont récemment dotés des outils Lean Six Sigma et du logiciel d'analyse statistique Minitab afin d'améliorer les soins apportés aux patients.
Une équipe de projet a utilisé Minitab pour poursuivre les efforts d'amélioration. Elle était composée du médecin chef, du vice-président du service de soins aux patients, du directeur de la gestion des soins, du directeur du service médical et chirurgical, de deux cadres de santé, d'infirmières, de membres du personnel de gestion des soins et d'un expert de l'équipe en charge de l'efficacité organisationnelle.
Le défi
Deux hôpitaux adjacents ont fusionné, augmentant ainsi de 40 % le volume de patients dans le service de médecine et le service de chirurgie et cardiologie. Afin de gérer cette augmentation, l'équipe de projet de LVHN a étudié deux possibilités pour améliorer le flux de patients et la satisfaction du personnel. Chaque mois, les deux services comptabilisaient environ 550 sorties.
Comment Minitab a aidé
En examinant les données collectées sur une période de 14 mois, l'équipe de projet de LVHN a identifié un problème récurrent à des heures similaires de la journée. Grâce au diagramme à points de Minitab présenté dans la figure 1 ci-dessous, l'équipe a pu constater que 95 % des sorties et 57 % des admissions avaient lieu entre 10 heures du matin et 20 heures.
Figure 1 : Diagramme à points Minitab montrant les heures d'admission et de sortie (sur 14 mois) révélant une fenêtre déterminante de 10 heures.
"Si vous montrez ce diagramme à n'importe quelle infirmière dans le monde, elle vous demandera où est le problème et vous dira qu'elle a l'habitude de travailler ainsi" a affirmé Paul Kelly, l'expert de l'équipe de projet. "Mais ça a été un tournant pour nous, car les infirmières voyaient les mêmes données que moi et pouvaient confirmer qu'elles reflétaient bien la situation : 'C'est sur cette période de la journée que nous devons être les plus efficaces. Nous gérons beaucoup de trafic au cours de ces 10 heures. Non seulement nous nous occupons de 95 % des sorties des patients, mais nous effectuons également plus de la moitié des admissions pendant cette période, en plus des soins aux patients'."
Que pouvait mettre en place l'équipe pour aider le personnel à mieux gérer ces heures de pointe ? Au départ, des données sur la durée d'hospitalisation (DH) ont été présentées pour 57 lieux de sortie différents, comme illustré dans la figure 2 ci-dessous, avec la durée d'hospitalisation sur l'axe des Y et les codes de sortie sur l'axe des X. Grâce à la fonctionnalité de recodage de Minitab, les données de DH et leur interprétation ont pu être simplifiées.
Figure 2 : Cinquante-sept lieux différents de sortie après hospitalisation
En recodant les 57 lieux de sortie dans trois groupes, comme illustré dans la figure 3 ci-dessous, l'équipe s'est posé la question suivante : devraient-ils se concentrer sur les DH les plus importantes ou sur les lieux vers lesquels un plus grand nombre de patients étaient renvoyés ? Un nombre plus important de patients étaient renvoyés chez eux, mais leur DH était la plus faible des trois groupes et pouvait donc avoir un impact général plus faible. Les DH les plus longues correspondaient aux sorties vers des établissements spécialisés, mais le nombre de sorties vers ces établissements était plus faible.
Figure 3 : le recodage de Minitab des 57 lieux de sortie réduit à trois (pour deux services représentés) a permis d'avoir une vue simplifiée des DH par lieu de sortie.
Résultats
La solution de LVHN ciblait tous les lieux de sortie, car l'équipe pensait qu'une solution déjà employée une fois pourrait servir à nouveau. L'équipe de gestion des soins infirmiers a désigné deux infirmières supplémentaires pour les admissions et les sorties, afin de soulager leurs collègues qui devaient aussi s'occuper des soins aux patients.
Sur une période de 13 mois, les infirmières chargées des admissions/sorties ont réalisé 30 % de toutes les admissions et sorties des deux services. Ce renfort à valeur ajoutée a permis d'accélérer les admissions et les sorties des patients.
L' histogramme de Minitab constituait la principale méthode visuelle pour suivre l'évolution et le maintien de l'amélioration dans le temps. L'équipe avait également à cœur de réduire le nombre de sorties aux heures les plus tardives, soit entre 18 heures et minuit. Elle a pu suivre le changement concernant les sorties le plus tôt dans la journée en recodant les 24 heures d'une journée en quatre groupes de 6 heures (voir la figure 4).
Figure 4 : Retours au domicile (première ligne), Autre (deuxième ligne) et Etablissements spécialisés (dernière ligne), 13 mois avant (colonne gauche) la mise en place du renfort au niveau des admissions/sorties et 13 mois après (colonne droite). REMARQUE : l'axe des Y correspond au nombre de sorties à cette heure de la journée, l'axe des X correspond à l'heure des sorties.
L'amélioration la plus notable (13,6 %) concerne la diminution du nombre de sorties vers des établissements spécialisés pendant les 6 dernières heures de la journée, qui est passé de 42,7 % à 29,1 %. Le nombre des sorties à des heures tardives pour les catégorie Domicile et Autre a également diminué :
| Lieu de sortie | Avant la mise en place du renfort dédié aux admissions/sorties % de sorties entre 18 heures et minuit (données sur 13 mois) | Après la mise en place du renfort dédié aux admissions/sorties % de sorties entre 18 heures et minuit (données sur 13 mois) | Réduction du nombre de sorties (%) entre 18 heures et minuit avant et après la mise en place du renfort dédié aux admissions/sorties
|
| Etablissements spécialisés | 42.7% | 29.1% | -13.6% |
| Autre | 36.9% | 28.8% | -8.1% |
| Accueil | 24% | 18.1% | -5.9% |
Les outils de qualité Minitab, notamment le diagramme à points, la boîte à moustaches, le graphique des intervalles et l'histogramme, ont tous aidé l'équipe de LVHN à choisir des axes d'amélioration et à valider l'efficacité de la solution au fil du temps.
Ce compte a été adapté à partir d'une présentation à la conférence Insights 2019 de Minitab à Leesburg en Virginie.
Accéder à l'étude de cas Minitab
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Le Défi
Deux hôpitaux adjacents ont fusionné, augmentant ainsi de 40 % le volume de patients dans le service de médecine et le service de chirurgie et cardiologie.
Produits Utilisés
Minitab® Statistical Software
Comment Minitab A Aidé
En représentant visuellement leurs données grâce à un diagramme à points de Minitab, l'équipe de projet a découvert que 95 % des sorties et 57 % des admissions avaient lieu sur une même plage de 10 heures. Elle a pu utiliser le recodage pour simplifier les visuels et mettre en place des axes d'amélioration, qu'elle a pu suivre grâce aux graphiques Minitab, notamment l'histogramme, qui a été la principale méthode de représentation visuelle employée pour suivre l'évolution.
Les Résultats
L'équipe de gestion des soins infirmiers a alloué deux infirmières supplémentaires à la gestion des admissions/sorties, ce qui a permis d'accélérer l'admission et la sortie des patients. Sur une période de 13 mois, les infirmières chargées des admissions/sorties ont réalisé 30 % de toutes les admissions et sorties des deux services.