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En nuestro mundo dependiente de la electricidad, los cortes de energía pueden ser extremadamente incómodos para las personas. Pero para las empresas, incluso las interrupciones muy breves pueden causar pérdidas catastróficas.
Socomec es un fabricante líder de equipos de conmutación y transferencia de energía, especializado en la distribución eléctrica y la continuidad del suministro de energía. Al asegurar la disponibilidad de energía, los productos de Socomec protegen las instalaciones críticas alrededor del mundo de las desastrosas consecuencias de una interrupción del suministro eléctrico comercial.
Tratando de ampliar la base de clientes de la empresa, un equipo encargado de un proyecto de Six Sigma Esbelto en la oficina francesa de Socomec se propuso diagnosticar y resolver los problemas del proceso de ventas de la organización. Al analizar los datos con Minitab Statistical Software, el equipo del proyecto identificó los componentes más efectivos de las operaciones de ventas de Socomec. Su trabajo condujo a la personalización del software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y destacó la necesidad de una revisión global de las organizaciones de ventas de la empresa.
El desafío
Aunque el equipo del proyecto se encontraba en Francia, su objetivo era optimizar el proceso de ventas y aumentar los ingresos de las filiales de Socomec en Europa y Asia. Para entender plenamente el proceso actual, el equipo entrevistó a los miembros del equipo de ventas y reunió información sobre las actividades con mayor impacto en los ingresos.
Después de realizar las entrevistas, observaron y registraron información sobre las actividades de 70 miembros del equipo de ventas en 9 oficinas. Recogieron una gran cantidad de datos, incluyendo el número de llamadas de ventas realizadas, las citas a las que se asistió, las cotizaciones de ventas enviadas y el seguimiento posterior, los pedidos procesados y las renovaciones exitosas de negocios.
Ahora el equipo debía determinar qué podían indicar los datos acerca de su proceso de ventas. Habían reunido información sobre más de 400 factores, pero para establecer la mejor estrategia de negocios, necesitaban extraer información de aplicación práctica.
Cómo ayudó Minitab
Tras ingresar los datos en Minitab Statistical Software, el equipo usó el análisis de regresión para entender la relación entre las operaciones de ventas y los ingresos. Identificaron factores importantes que influían en los ingresos y utilizaron gráficas de contorno (que expresan las relaciones tridimensionales en dos dimensiones) para ver la manera en que podían combinar dos de esos factores para lograr sus objetivos de ingresos.
Una vez que el análisis inicial reveló que podían obtenerse ingresos óptimos al combinar una mayor tasa de transferencia con una menor rotación de contratistas y servicios, el equipo comenzó a hurgar más profundo en los datos de las operaciones de ventas para determinar dónde podían realizarse cambios en el proceso. Por último, categorizaron a cada miembro del equipo de ventas de acuerdo con perfiles (Sedentario, Itinerante, Gerente e Ingeniero), midieron el efecto de cada perfil en los ingresos y los compararon para evaluar su importancia relativa. El equipo del proyecto utilizó las herramientas de Análisis de varianza (ANOVA) del menú Asistente de Minitab para investigar la relación entre los ingresos y los roles de los diferentes miembros del equipo de ventas.
Una evaluación de los diferentes efectos de cada categoría de perfil sobre los ingresos reveló que la media de ingresos asociada con los Ingenieros era estadísticamente diferente de las medias producidas por las categorías Sedentario e Itinerante.
Puesto que a unas personas les resulta más fácil entender diferentes tipos de visualizaciones, las potentes gráficas de Minitab pueden mostrar rápidamente los datos de diferentes maneras. Por ejemplo, la gráfica de valores individuales que se muestra abajo ofrece una perspectiva diferente de los mismos datos sobre los perfiles del equipo de ventas.
Entender los aspectos de las operaciones de ventas que tenían la influencia más positiva en los ingresos ayudó al equipo del proyecto a centrar sus esfuerzos en los procesos con mayor potencial para alcanzar las metas de la empresa.
Resultados
Con el análisis de datos, el equipo de Six Sigma Esbelto logró identificar las actividades de ventas que tenían mayor impacto en los ingresos e incluso sugirió posibles soluciones para mejorar. Con base en sus resultados, el equipo del proyecto introdujo cambios en el proceso de ventas, incluyendo nuevos indicadores de ventas, descripciones ajustadas de los trabajos, y mejoró la delegación de tareas dentro del equipo de ventas. Los cambios se pusieron a prueba inicialmente en Francia y desde entonces se han extendido a las oficinas de Socomec en Holanda y Alemania.
El éxito del proyecto de optimización de ventas de Socomec creó mayor conciencia sobre la necesidad de revisar las operaciones de ventas globales y animó a la empresa a personalizar el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de Socomec. Con la personalización del CRM, los miembros del equipo de ventas podrán evaluar su propio desempeño con base en los últimos resultados de ventas y las métricas actualizadas y elegir acciones que ayuden a lograr las metas de ventas.