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Para registro: Hospital melhora a qualidade de serviço usando análise de dados e Lean Six Sigma

Erros de fabricação resultam em produtos com defeito e maiores custos, mas não há uma "pilha de rejeitados" para o setor de assistência médica. Erros médicos causam, todos os anos, dezenas de milhares de mortes em todo o mundo e custam bilhões de dólares, envolvendo problemas e processos complexos o suficiente para intimidar profissionais de melhoria de qualidade de qualquer campo.

O setor foi lento na adoção de métodos de melhoria tradicionais, com muitos citando a complexidade da assistência médica. Mas, mesmo no negócio de salvar vidas, a melhoria de qualidade depende do gerenciamento do processo e a experiência de um hospital sugere que, para reformular a assistência médica, você precisa começar pensando pequeno.

Foi isso que uma equipe de projeto Lean Six Sigma (LSS) em um hospital na Índia fez. A equipe examinou o processo do seu departamento de informações de saúde de internados (IP-HID) e identificou fatores que poderiam reduzir o tempo de resposta (TAT) dos registros de saúde dos pacientes. Usando o Minitab Statistical Software, a equipe implantou novos procedimentos de HID que tratavam do aumento dos custos de trabalho e da baixa produtividade, fazendo com que a pequena instalação passasse a ter uma qualidade de primeira classe.

O Desafio

 

Dois membros de equipe e um assistente compõem o HID do hospital, que é dividido em serviços para pacientes internados e ambulatoriais. Um membro de equipe e um assistente são responsáveis por serviços de internação, que incluem registro, retornos e admissão, deixando um funcionário responsável por todos os serviços de internação.

Uma equipe de projeto avaliou o processo de registro de saúde do paciente, identificou as causas de atraso e reduziu o tempo de resposta em 18 minutos usando metodologias Lean Six Sigma e o Minitab Statistical Software.

As responsabilidades dessas pessoas incluem preparação dos registros de saúde dos pacientes, relatórios de nascimento e morte, relatórios legais, recuperação de registros de saúde, resposta a questões dos pacientes, atualização do censo diário e atendimento a casos médico-judiciais.

O limite de especificação do TAT para processo de registros de saúde foi definido em 40 minutos por tamanho de lote de 10 registros. Mas com apenas uma pessoa executando todas as tarefas de IP-HID, o TAT atingia 55 minutos - um atraso que adiava a conclusão de outras responsabilidades no departamento e faz com que a administração nomeasse um membro de equipe adicional ao HID.

O trabalho preliminar da equipe indicava que a preparação de registros de saúde causava o maior atraso no processo de internação, uma preocupação tratada facilmente usando metodologia LSS. Para reduzir os custos de trabalho e aumentar a produtividade, a equipe se preparou para reduzir o tempo de resposta para preparação de registros.

Como o Minitab ajudou

A equipe aplicou o método DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar e controlar) em cinco fases e começou a definir a meta do projeto (um TAT de menos de 40 minutos) e identificar os elementos relevantes ao processo de preparação de registros de saúde, incluindo receber, verificar, classificar e organizar as informações do paciente.

Durante a fase de Medição do projeto, e equipe reuniu e avaliou dados usando uma carta de controle criada com o Minitab para verificar se o processo IP-HID era estável e se não tinha nenhuma variação de causa especial.

A carta de controle acima representa os dados do processo do IP-HID em uma sequência temporal. Os pontos estão dentro dos limites de controle, indicando que o processo está sob controle e exibe apenas variações por causa comum.

Com a confirmação de que o processo estava estatisticamente sob controle, a equipe testou os dados para normalidade usando um teste de Anderson-Darling e exibiu os resultados em um gráfico de probabilidade.

O gráfico de probabilidade determina se os dados da amostra estão distribuídos normalmente. Como os dados estão próximos de uma linha reta, o gráfico mostra que esses dados seguem uma distribuição normal: uma suposição importante para executar uma análise de capacidade.

Os pontos de dados no gráfico seguem aproximadamente uma linha reta, que indica que a distribuição normal se encaixa aos dados da amostra. Como os dados vêm de um processo estável e se encaixa na distribuição normal, a equipe prosseguiu para executar uma análise de capacidade no Minitab, que mostrou que o processo de preparação de registros de saúde tinha espaço para melhorias, mas era capaz de atingir um TAT abaixo do limite de tempo especificado.

A fase de Análise do projeto produziu um panorama mais claro das causas potenciais, à medida que a equipe utilizou análise de dados para identificar as causas principais de atrasos na preparação de registros de saúde. Falta de treinamento, variação no tamanho dos formulários e localização diferente dos dados do paciente nos formulários foram identificadas e a equipe conduziu experimentos para conformar o impacto de cada causa no TAT usando testes-t para duas amostras.

Causas principais adicionais foram verificadas usando o método GEMBA, que depende de observações registradas durante um período de tempo especificado. Essas causas incluem material de escritório indisponível, falta de dispositivos de tratamento de materiais, informações incompletas de outros departamentos, erros não detectados em registros de pacientes e design ergonômico incorreto da área de trabalho.

Durante a fase de Melhoria, a equipe tratou dos problemas identificados durante suas análises através da implantação das mudanças, incluindo a padronização do tamanho e formato dos formulários de registro de saúde, uso de um sistema de cartões Kanban para sinalizar as etapas no processo, criação de listas de verificação para a equipe de IP-HID e HID, preparação de envio de registros de pacientes e cumprimento de um design ergonômico do local de trabalho de "5S". A equipe também conduziu um programa de treinamento de funcionários de três dias para apresentar as alterações e explicar seu impacto esperado no TAT.

Resultados

Após a implantação bem-sucedida das alterações, a equipe coletou e analisou os dados sobre o novo processo de registro de saúde de IP-HID, que revelaram melhorias significativas.

A análise de capacidade relevou melhorias significativas no processo IP-HID, com TAT médio reduzido para 34 minutos.

A equipe ultrapassou sua meta, pois as melhorias resultaram em um TAT médio de 34 minutos. Essa conquista introduziu a fase final de seu projeto DMAIC, a fase de Controle. A equipe colocou em prática medições para garantir que o hospital sustentasse as melhorias. O pessoal e membros da equipe preencheram uma planilha de auditoria 5S, uma vez por mês, usando listas de verificação para cada registro de saúde. Eles também registraram o TAT diariamente e representaram os dados em uma carta de controle para monitorar variação por causa especial no processo. A equipe também providenciou treinamento de LSS para o pessoal envolvido nos projetos adicionais de melhoria.

Ao incorporar técnicas de melhoria de qualidade no HID, a equipe demonstrou que esses métodos tradicionais de melhoria podem funcionar muito bem em uma configuração de atendimento médico. O sucesso desse pequeno projeto criou uma oportunidade para reduzir desperdícios e enfrentar desafios maiores que afetam outros processos do hospital. Ele trouxe também um mudança cultural à organização, mostrando aos membros de equipe que eles tinham as ferramentas necessárias para conseguir uma excelência operacional.

Essa história foi adaptada de um artigo publicado na edição número 1, volume 8, 2013 do International Journal of Six Sigma and Competitive Advantage.

ORGANIZAÇÃO

Hospital corporativo na Índia

VISÃO GERAL

  • Estabelecido como centro de "assistência média e cura holísticas" de excelência
  • Especializado em alopatia, Ayurveda e homeopatia
  • As instalações incluem 200 leitos para pacientes, unidade de terapia intensiva, departamento de vítimas, farmácia e um laboratório de alto padrão com acreditação nacional

DESAFIO DE QUALIDADE

Reduza o tempo de resposta para processamento de registros de saúde do paciente.

PRODUTOS USADOS

Minitab® Statistical Software

RESULTADOS

  • Tempo de resposta de processo reduzido em 18 minutos
  • Maior produtividade do departamento
  • Custos reduzidos
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