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Defense Logistics Agency: Usando o Minitab para Reduzir os Preços de Peças Extras

Como uma agência de suporte à logística militar dos Estados Unidos, a Defense Logistics Agency (DLA) dos EUA oferece materiais e serviços essenciais para militares norte-americanos presentes no mundo inteiro. Como a DLA é responsável por aproximadamente 100% dos alimentos, combustível, materiais médicos e equipamentos necessários para a operação das forças norte-americanas, padrões de qualidade elevados para seus produtos e processos são vitais. O equipamento fornecido pela DLA inclui peças extras necessárias para os reparos de veículos e ferramentas militares. Para ajudar a manter os custos das peças baixos, a agência trabalhou com o Honeywell em Junho de 2000 para negociar um contrato de demarcação de preços de 12 anos, que incluía preços escalados de acordo com a inflação predeterminados. Mas em 2008, o DLA questionou se os termos do contrato de demarcação de preços ainda eram razoáveis. A DLA formou uma equipe multifuncional de profissionais do Lean Six Sigma (LSS) de sua própria organização, o Departamento de Defesa dos EUA, e da Honeywell para investigar e certificar-se de que a demarcação de preços das peças extras era justa. Quando chegou o momento de analisar seus dados, a equipe contou com o Minitab Statistical Software.

Desafio

O contrato da DLA com a Honeywell incluía preços bloqueados de 2.826 peças extras. O contrato foi negociado usando o método de demarcação de preços "one-pass" (passe único)—um método projetado para evitar que a Honeywell enfrentasse benefícios ou perdas econômicas durante o período do contrato. Como o contrato não incluía provisões sobre a reavaliação da demarcação de preços, a DLA preocupou-se que preços pré-arranjados fossem mais altos do que os aumentos de custo reais devido à inflação.

A Defense Logistics Agency, com sede em Fort Belvoir, Va., contou com o Minitab Statistical Software para reduzir os preços que estavam sendo praticados para peças extras.

A agência precisou determinar a validade do processo de demarcação de preços "one-pass" e se os preços dentro do termo de contrato haviam aumentado de acordo com a inflação. Analisar dados equivalentes há vários anos de demarcação de preços de peças extras foi uma tarefa desafiadora, mas o Minitab Statistical Software foi projetado expressamente para tornar análises estatísticas fáceis de executar—e entender.

Como o Minitab ajudou

A equipe de projeto do LSS definiu uma métrica que classificava preços de peças como "aceitáveis", caso elas permanecessem dentro de uma banda de mais ou menos 15% do preço de contrato original. Os preços que flutuaram para fora desta banda foram classificados como "defeitos".

Com esta métrica definida, a equipe usou o Minitab para analisar aumentos de preço defeituosos e para determinar se esses aumentos de preço estavam contribuindo para uma obtenção de lucros pela Honeywell que excedia os termos do contrato. A medição dos defeitos revelou que apenas 40% das peças estavam dentro da demarcação de preços aceitável e que 60% estava fora da banda e sofreram mais de 15% de aumento ou diminuição no preço. Os gráficos do Minitab ajudaram a equipe a concluir que os preços da peça aumentaram mais de 21% desde o preço de contrato inicial.

Os diagramas de causa e efeito do Minitab permitiram que a equipe DLA LSS organizasse e exibisse claramente todas as informações de brainstorming.

Quando chegou a hora de descobrir as possíveis causas e possíveis soluções para a diminuição dos preços das peças, a equipe contou com os diagramas de causa e efeito do Minitab para organizar facilmente e mostrar claramente todas as suas informações descobertas.

Resultados

A sessão de brainstorming levou a equipe a concluir que um mecanismo de nova demarcação de preços era necessário dentro do contrato na marca de três a cinco anos, para que fosse possível o controle eficaz da demarcação de preços. Após a implementação da estratégia de nova demarcação de preços, a equipe usou o Minitab para criar resumos gráficos dos dados de peças com uma nova demarcação de preços que mostravam claramente o efeito da iniciativa. Uma nova medida de defeitos totais revelou que 82% das peças extras estavam agora dentro da banda de demarcação de preços aceitável, e que apenas 17,5% das peças incluíam um aumento de mais de 15% no preço.

A análise de recursos eficiente do Minitab forneceu outra exibição gráfica da eficácia da nova demarcação de preços. Esta análise mostrou que a maioria dos preços de peças foram reduzidos, com 49% das peças tendo uma redução de preços significativa de mais de 15%.

A análise de recursos do processo eficaz do Minitab ajudou a equipe a ilustrar os resultados de seu plano de nova demarcação de preços de peças extras.

Em suma, o preço total das peças extras foi reduzido em 9,4%, o que produziu uma economia de US$9,5 milhões para a DLA. Mais adiante, a equipe conseguiu identificar outra economia de US$3,2 milhões após o cancelamento de uma remessa de peças muito procuradas. Seguindo em diante, a equipe está projetando economias futuras de US$3,6 milhões por ano com a nova estratégia de demarcação de preços.

Além das economias monetárias, o projeto diminuiu o processo de demarcação de preços de 36 semanas para entre 12 e 16 semanas, adicionando uma etapa posterior de nova demarcação de preços nos termos de contrato. Com os benefícios das novas provisões de demarcação de preços provadas pela análise do Minitab, a equipe conseguiu validar o processo de demarcação de preços "one-pass" como um método viável para a sustentação de preços razoáveis para peças extras.

Com a eficiência do Minitab, a DLA e sua equipe do LSS conseguiram usar as técnicas de aperfeiçoamento da qualidade para melhorar o processo de obtenção de peças extras—reduzindo preços e economizando milhões de dólares para a agência.

A pesquisa discutida nesse estudo de caso foi publicada originalmente no “Report No. D-2011-042: Lean Six Sigma Project – Defense Logistics Agency/Honeywell Long-Term Contract Model Using One-Pass Pricing for Sole-Source Spare Parts,” Inspetor Geral do Departamento de Defesa dos Estados Unidos, 18 de fevereiro de 2011.

ORGANIZAÇÃO

Defense Logistics Agency (DLA)

VISÃO GERAL

  • Com sede em Fort Belvoir, Va.
  • 27.000 funcionários civis e militares
  • Opera em 48 estados e 28 países
  • Gerencia 26 armazéns de distribuição no mundo inteiro

DESAFIO

Minimizar o preço de peças extras

PRODUTOS USADOS

Minitab® Statistical Software

RESULTADOS

  • Reduziu preços de peças extras em 9,4%, economizando US$9,5 milhões
  • Economias projetadas de US$3,16 milhões por ano
  • Diminuiu significativamente o processo de demarcação de preços one-pass
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