Exército dos EUA: Aprimorando os Processos de RH com o Minitab

 
 

Todos os dias, o Exército dos EUA depende de centenas de processos para ajudar a gerenciar mais de 1 milhão de militares. A eficiência desses processos é fundamental para sustentar o bem estar do Exército e manter suas unidades de prontidão. Quando se tornou evidente que o processo para decidir que um soldado não poderia mais executar os deveres atribuídos, devido a motivos médicos, tinha um tempo de aprisionamento médio extenso, o Exército atribuiu uma equipe Lean Six Sigma para melhorá-lo. Para ajudá-los na análise de dados, a equipe contou com o Minitab Statistical Software.

Desafio

Os gráficos de Pareto do Minitab permitiram que a equipe Lean Six Sigma do Exército dos EUA identificassem e priorizassem rapidamente os erros de documentação importantes.

Cada descrição de trabalho do soldado ou Military Occupational Specialty (MOS, especialidade ocupacional militar), expõe os deveres do soldado. Quando um soldado enfrenta preocupações médicas, o Exército determina se ele deve continuar neste MOS, mover para um novo MOS, ou deixar o serviço. Essa decisão é tomada através do processo MOS/Medical Retention Board (MMRB, Conselho Médico de Retenção MOS). O processo MMRB afeta cerca de 8.000 soldados e suas famílias por ano, assim como vários comandantes militares encarregados do recrutamento.

O Exército tem levado, em média, 61 dias para chegar a uma decisão e alguns casos excepcionais levaram até 400 dias. O longo tempo de aprovisionamento para essa avaliação manteve as carreiras dos soldados em um limbo, pois eles não podiam ser enviados para atuar em situações de conflito militar, fazer uma mudança permanente de estação ou ir à escola, até que fosse feita uma determinação. "É assustador para o soldado e sua família", disse Shane Wentz, um Master Black Belt trabalhando com a equipe do projeto. "Alguns soldados estavam esperando mais de um ano para passar por esse processo".

Wentz, junto com membros da equipe de vários grupos do Exército decidiram reduzir a espera que esses soldados, suas famílias e seus líderes enfrentam. Eles procuraram reduzir o tempo médio de ciclo do processo de 61 para 45 dias, padronizando e centralizando o processo para remover a variabilidade.

Como o Minitab ajudou

A equipe Lean Six Sigma do Exército usou a metodologia DMAIC para estruturar seu projeto. Esse método divide os projetos de melhoria em cinco fases: definir, medir, análisar, melhorar e controlar. A equipe desenvolveu mapas de processo para compreender totalmente o estado atual do processo MMRB e identificar as possíveis causas raíz do longo tempo de aprovisionamento. Depois que a equipe definiu os gargalos do processo e coletou dados de linha de base, Wentz recorreu ao Minitab para fazer mais análises para investigar os fatores que afetavam o processo.

As comparações da Análise de Capacidade do Minitab ajudaram Wentz e a equipe Lean Six Sigma do Exército dos EUA a reconhecer se as soluções de melhoria do processo estavam atingindo os objetivos do projeto.

"O Minitab nos ajudou imediatamente", disse ele. "A capacidade de manipular com facilidade milhares de linhas de dados no Minitab nos economizou numerosas horas".

Wentz utilizou as ferramentas de Análise de Variância do Minitab (ANOVA) para revelar novos fatores que estavam afetando negativamente o processo e para verificar estatisticamente se os fatores que a equipe identificou estavam de fato causando o aumento no tempo do ciclo. Com o Minitab, ele e a equipe do projeto puderam dizer claramente que os defeitos na documentação do MMRB, assim como as variações nas diretrizes do processo nas diferentes unidades do Exército, estavam contribuindo para os longos tempos do ciclo.

"Os gráficos do Minitab nos ajudaram a ver onde as variações ocorriam dentro do processo", disse Wentz.

Wentz usou o Minitab para criar um gráfico de Pareto dos erros de documentação para o processo MMRB, que ajudou a equipe a identificar e priorizar rapidamente os erros de documentação críticos. Eles conseguiram apontar a documentação perdida como uma preocupação principal, e depois fizeram melhorias para tratar especificamente deste ponto fraco do processo.

As Cartas Multivari do Minitab também ajudaram a equipe a apresentar os dados da ANOVA graficamente, revelando as relações entre vários fatores e como eles afetavam o tempo do ciclo. Por exemplo, uma Carta Multivari do tempo do ciclo mostrou que os tempos do ciclo diferiam ao longo dos locais de processamento do MMRB, constatando a importância de padronizar o processo.

Usar o Minitab para a análise ajudou Wentz e a equipe a extraírem o conhecimento necessário dos seus dados para melhorar o processo de MMRB. Eles fizeram um brainstorm (tempestade mental) e identificaram possíveis soluções para os problemas do processo, depois mapearam um novo processo centralizado e realizaram testes pilotos para garantir que o novo processo reduziria o tempo do ciclo. Após mais alguns ajustes no novo processo, que a equipe renomeou como MOS Administrative Retention Review (Revisão Administrativa de Retençấo do MOS), ou MAR2, eles coletaram dados de testes pilotos adicionais.

A equipe empregou Cartas de Controle para comparar a estabilidade do processo, antes e após a implementação do novo processo, o que ajudou a equipe a confirmar que suas soluções estavam atingindo os objetivos do projeto.

Resultados

A comparação das Cartas de Controle "antes e depois" revelou uma dramática mudança no tempo do ciclo do processo MMRB — uma redução de uma média de 61 para 29 dias, do início ao fim. Isso ultrapassou em muito o objetivo da equipe de um tempo de ciclo médio de 45 dias. O novo processo MAR2 também reduziu taxas de erro na documentação do processo, de 30% para menos de 1%. Outra melhoria operacional impressionante desse projeto inclui uma redução de Defeitos por Milhão de Oportunidades (DPMO), que caiu de 516.129 para 75.758. Com o novo processo agora padronizado e centralizado em um local, as horas de trabalho gastas por caso MMRB foram reduzidas de 5,5 horas para 3,5 horas, ou mais de 74.800 horas por ano. O processo melhorado está estimado para economizar US$15,3 milhões por ano, totalizando um benefício financeiro de US$99.805.881 entre 2011 e 2017.

Talvez mais importante, a prontidão do Exército melhorou como resultado direto do novo processo. Como cada soldado que aguarda os resultados de uma decisão MAR2 está em um estado no qual ele não pode ser enviado para atuar em situações de conflito militar, o tempo de ciclo reduzido do processo devolve os soldados ao dever mais eficientemente, aumentando a postura de prontidão do Exército.

As contribuições de Wentz em ajudar a reduzir o tempo de processamento do MMRB lhe valeram um prêmio do Programa de Prêmios de Excelência Lean/Six Sigma do Exército. Embora ele não aceite o crédito pelo desenvolvimento do processo MAR2, Wentz está orgulhoso de seu papel na validação dos resultados dos esforços da equipe, e ele reconhece que o Minitab ajudou nessa jornada.

"Como nós estávamos lidando com dados de todo o Exército — incluindo o Exército Regular, a Guarda Nacional do Exército e a Reserva do Exército — tudo que entra em um projeto como este consome muito tempo", disse ele . "Sem o Minitab, não tenho certeza se poderíamos ter analisado e compartilhado os dados do projeto com a rapidez com que fizemos".

 

ORGANIZAÇÃO

O Exército dos Estados Unidos

VISÃO GERAL

  • Responsável por operações militares terrestres
  • Gerencia mais de 1 milhão de militares na ativa e na reserva
  • O maior e mais antigo ramo do corpo militar norte americano

DESAFIO

Reduzir o tempo do ciclo do processo MMRB

PRODUTOS USADOS

Minitab® Statistical Software

RESULTADOS

  • Redução do tempo do ciclo do processo de 61 para 29 dias
  • Mais de 74.800 homens-horas economizadas anualmente
  • US$99.805.881 em economias estimadas totais de 2011-2017
  • Economias estimadas anuais totais de mais de US$15,3 milhões
 

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