Fornecimento de assistência infantil de qualidade: o Hospital Franciscano para Crianças

 
 

Um dos líderes nacionais em assistência para crianças com necessidades especiais de assistência médica, o Hospital Franciscano para Crianças fornece programas clínicos, terapêuticos e educacionais para crianças com vários tipos de deficiências. A equipe do hospital promove a integridade e bem estar das crianças através de uma assistência excepcional e um compromisso em ajudar cada criança a atingir todo o seu potencial.

Quando se trata da qualidade de atendimento que os pacientes recebem, a equipe de liderança do hospital está dedicada em promover melhorias contínuas em todas as facetas do atendimento—desde a redução do tempo em sala de espera até o aumento da eficiência das salas de operação. Com a ajuda do Lean Six Sigma e dos softwares da Minitab, o Hospital Franciscano para Crianças conseguiu analisar informações sobre seus processos e tomar decisões conduzidas por dados que aumentaram a eficiência das salas de operação e permitiram que os médicos atendessem mais crianças.

Desafio

O Hospital Franciscano para Crianças usou o software da Minitab para melhorar a capacidade das salas de operação odontológica.

O hospital oferece serviços médicos, educacionais e comportamentais muito diferentes, incluindo serviços odontológicos para crianças com necessidades especiais. Reconhecendo a oportunidade de aumentar uma área importante do serviço, a equipe de melhoria de qualidade do hospital escolheu concentrar os esforços na divisão odontológica, onde as cirurgias não estavam ocorrendo da forma mais eficiente possível. Análises e estudos anteriores realizados para avaliar a capacidade indicaram que a instalação era capaz de concluir 12 cirurgias por dia, mas que, no momento, tinha uma média diária de apenas 8,7 cirurgias. A meta da equipe do hospital era atingir uma média diária de 12 cirurgias, e para atingir essa meta, a equipe se preparou para concluir um projeto de Lean Six Sigma para aumentar a capacidade das salas de operação odontológica.

Como o Minitab ajudou

A equipe escolheu estruturar seu projeto usando a abordagem DMAIC, que divide projetos de melhoria em cinco fases: definição, medição, análise, melhoria e controle. Como parte da fase de definição, a equipe envolveu representantes dos funcionários dos departamentos de enfermaria, agendamento, registro e anestesiologia e desenvolveu mapas de processo usando o Quality Companion, o software de melhoria de processos da Minitab. Os mapas de processo ajudaram a compreender melhor os processos atuais para agendamento, registro e preparação cirúrgica e forneceram uma visão dos fatores que afetavam cada processo. Eles conseguiram reduzir os contribuintes internos e externos para cancelamentos e não comparecimentos, assim como o tempo ocioso decorrente dos gargalos do processo. A equipe então priorizou fatores para uma maior investigação—dirigindo sua atenção à análise de variáveis que eles poderiam controlar.

"Envolver nossos funcionários, especialmente aqueles profundamente envolvidos no processo, nos permitiu compreender melhor o processo atual e começar a pensar sobre melhorias possíveis", diz Jennifer Fexis, vice-presidente de melhoria de desempenho e segurança no Hospital Franciscano. "Contar com os funcionários para informações, junto com as ferramentas de qualidade no Minitab e Quality Companion para analisar e visualizar os dados do processo, forneceu uma visão que possibilitou que nossa equipe se aprofundasse e encontrasse a causa dos gargalos de processo".

O hospital usou gráficos de Pareto para analisar os motivos de cancelamento, o que os ajudou a determinar qual motivo era mais frequente e como os cancelamentos diários afetavam os tempos do ciclo e agendamento.

Por exemplo, a equipe do hospital compilou dados e criou um gráfico de Pareto para analisar os motivos dos cancelamentos. A análise de Pareto ajudou a determinar o motivo mais frequente e ajudou a compreender como os cancelamentos diários afetavam os tempos de ciclo geral e agendamento.

Os gráficos de valores individuais no Minitab ajudaram a equipe ver claramente a distribuição de tempo real do procedimento e o tempo originalmente alocado para cada procedimento. Eles descobriram que procedimentos mais curtos tinham a tendência de ultrapassar o tempo agendado, enquanto os mais longos tinham a tendência de terminar antes do programado. Os gráficos do Minitab permitiram que a equipe visse rapidamente quanto tempo não era utilizado a cada dia em cada sala de operação.

Os gráficos de valores individuais no Minitab Statistical Software ajudaram o hospital a ver claramente a distribuição do tempo real do procedimento e o tempo originalmente alocado para cada procedimento.

"A capacidade de investigar dados com gráficos e cartas facilitou para que a equipe de projeto, funcionários e administração sênior (todos com graus variados de conhecimento de estatística) enxergassem onde ocorriam panes no processo", diz Fexis. "E ao passar para a fase de "Melhoria", os membros dos funcionários afetados por uma alteração do processo compreendiam o motivo da alteração".

Os membros da equipe fizeram o acompanhamento com mais análises para compreender outros fatores que contribuíam com o tempo não utilizado nas salas de operação, e usaram histogramas para analisar os tempo de resposta dos procedimentos, observando variação significativa nos tempos. Eles perceberam a oportunidade de reduzir a variação e a média dos tempos de resposta para possibilitar mais tempo para fazer os procedimentos.

Ao analisar os dados no Minitab e aprender mais sobre os fatores que afetam negativamente os processos, a equipe conseguiu desenvolver alterações no processo e depois testar a eficácia das melhorias. Eles concluíram os mapas de fluxo de valor do estado atual e estado futuro no Quality Companion para identificar oportunidades de melhoria do tempo de aprovisionamento e depois começaram a executar processos novos e mais eficientes.

Resultados

Duas semanas após o início da fase de melhoria, a média de cirurgias por dia saltou de 8,7 para 9,9 e depois para 11,2 durante a fase de controle. Ao mesmo tempo, as taxas de utilização de um dia para outro se estabilizaram. O projeto Lean Six Sigma também ajudou a equipe a estabelecer métricas de desempenho que serão usadas para melhorar continuamente a capacidade e taxas de utilização da sala de operação. Ao representar regularmente os dados de processo com cartas de controle no Minitab, os funcionários podem monitorar com facilidade qualquer variação incomum no número de cirurgias por dia.

Com mapas de fluxo de valor do Quality Companion, o hospital identificou oportunidades para melhorar o tempo de aprovisionamento de seus processos.

Outras melhorias incluem novas políticas que simplificaram os processos de agendamento de dentistas, reduzindo drasticamente a quantidade de tempo não utilizado da sala de operação e mantendo os dentistas informados sobre qualquer atualização nos agendamentos diários de pacientes. O processo de agendamento e registro foi melhorado através da organização de papéis com etiquetas especiais que destacam possíveis problemas e indicam sensibilidade ao horário.

Como uma organização dedicada a fornecer a melhor qualidade no atendimento a crianças com necessidades especiais, o Hospital Franciscano está concentrando mais esforços de melhoria de desempenho conduzida por dados para melhorar a segurança e aumentar a eficiência. "Procuramos tecnologias como leitura de código de barras para associar o paciente a sua medicação e unidades de distribuição automatizada de medicação para melhorar a segurança da medicação, e práticas recomendadas, como correta higiene das mãos para evitar a propagação de infecções", diz Fexis. "E para garantir ainda mais a adoção de soluções corretas, envolvemos nossos funcionários, pacientes e famílias para nos ajudar a compreender o escopo completo do impacto das alterações nas partes envolvidas".

 
 

ORGANIZAÇÃO

Hospital Franciscano para Crianças

VISÃO GERAL

  • Fundado em 1949
  • Localizado em Brighton, Mass., nas vizinhanças de Boston
  • Provedor líder de assistência para crianças com necessidades especiais
  • Atende mais de 10.000 crianças todos os anos

DESAFIO

Melhorar a capacidade das salas de operação odontológica

PRODUTOS USADOS

Minitab® Statistical Software and Quality Companion by Minitab®

RESULTADOS

  • Aumento da média de cirurgias por dia
  • Redução significativa na flutuação de atendimento de um dia para outro
  • Estabelecimento de métricas para uso de longo prazo
  • Implantação de novas políticas de agendamento
 

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