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Offrir un service de soins de qualité pour les enfants : le Franciscan Hospital for Children

Le Franciscan Hospital for Children est un établissement de pointe spécialisé dans les soins portés aux enfants présentant des besoins spécifiques. Il propose des programmes cliniques, thérapeutiques et éducatifs pour les enfants souffrant de différents types de handicaps. Le personnel soignant s'attache à préserver l'intégrité et le bien-être des enfants grâce à un système de soins et un dévouement exceptionnels dans le but d'aider chaque enfant à atteindre son potentiel.

Sur la question de la qualité des soins apportés aux patients, la direction de l'hôpital veille à promouvoir l'amélioration constante de chacun des aspects des soins prodigués (de la réduction pour un patient du temps passé en salle d'attente à l'amélioration de l'efficacité des blocs opératoires). Grâce à la méthode Lean Six Sigma et au logiciel Minitab, le Franciscan Hospital for Children est parvenu à analyser les informations relatives à ses processus et à prendre des décisions basées sur ces données, grâce auxquelles il a pu améliorer l'efficacité de ses blocs opératoires et permettre aux médecins d'examiner plus d'enfants.

Le défi

L'hôpital offre un vaste panel de services médicaux, éducatifs et de santé comportementale, dont un service de soins dentaires pour les enfants présentant des besoins spécifiques. En réalisant qu'il était possible d'améliorer un des services clés proposé par l'hôpital, l'équipe en charge de l'amélioration de la qualité a décidé de concentrer ses efforts sur le service de soins dentaires, pour lequel certaines limites avaient été identifiées. Plusieurs études et analyses précédentes avaient déterminé que l'établissement était potentiellement capable de mener 12 opérations chirurgicales par jour. Pourtant, seules 8,7 opérations étaient pratiquées quotidiennement en moyenne. L'équipe s'est fixé d'atteindre une moyenne de 12 opérations par jour. Pour ce faire, elle a décidé de mener un projet Lean Six Sigma visant à améliorer la capacité des blocs opératoires de son service de chirurgie dentaire.

Le Franciscan Hospital for Children a utilisé le logiciel Minitab pour améliorer les capacités des blocs opératoires de son service de soins dentaires.

How Minitab Helped

Pour poser les bases de son projet, l'équipe a utilisé l'approche DMAIC, qui répartit les efforts d'amélioration selon 5 phases : définir, mesurer, analyser, améliorer et contrôler. Au cours de la phase de définition, l'équipe, constituée de membres des services de soins, des admissions, de la planification des soins et d'anesthésiologie, a mis au point plusieurs organigrammes grâce à Quality Companion* (désormais nommé Minitab Engage™), le logiciel d'amélioration des processus de Minitab. Ces organigrammes leur ont permis de mieux comprendre les processus actuels utilisés par les services d'admission, de planification des soins et de préparation des opérations chirurgicales, leur offrant ainsi une meilleure visibilité des différents facteurs influant sur chacun des processus. Ils ont été capables d'identifier avec précision les facteurs internes et externes à l'origine d'annulations ou d'absences de la part des patients, ainsi que de déterminer les périodes d'inactivité liées à des goulets d'étranglement dans les processus. L'équipe a ensuite poursuivi ses recherches en priorisant certains facteurs (ils ont focalisé leurs efforts d'analyses sur les variables qu'ils pouvaient influencer).

"Mettre tout notre personnel à contribution, y compris les personnes directement au centre des processus en question, nous a permis de mieux comprendre les processus en l'état et de commencer à repérer les améliorations potentielles", souligne Jennifer Fexis, la vice-présidente en charge de la sécurité et de l'amélioration des processus de l'hôpital. "Le fait de nous baser sur les informations de nos équipes et sur les outils de qualité des logiciels Minitab et Quality Companion* pour l'analyse et la visualisation des données de processus nous a permis de parfaitement visualiser les points à améliorer, ainsi que les causes des effets d'entonnoir".

L'hôpital a utilisé des diagrammes de Pareto pour analyser les raisons des annulations, ce qui lui a permis de déterminer les causes les plus fréquentes et de comprendre dans quelle mesure ces annulations quotidiennes influaient sur les durées de cycle et la planification des soins.

Par exemple, l'équipe a regroupé des données puis créé un diagramme de Pareto pour analyser les raisons des annulations. L'analyse du diagramme de Pareto a permis de déterminer les causes les plus fréquentes et a aidé l'équipe à comprendre dans quelle mesure ces annulations quotidiennes influaient sur les durées de cycle et la planification des soins.

Les diagrammes des valeurs individuelles générés dans Minitab ont permis aux membres de l'équipe de comparer la répartition des délais de procédure réels avec ceux normalement alloués pour chacune des procédures. Ils se sont ainsi rendu compte que les procédures courtes avaient tendance à dépasser le délai normalement alloué, tandis que les procédures longues tendaient à se terminer plus tôt. Les graphiques Minitab ont rapidement permis à l'équipe de déterminer le temps total d'inactivité par jour et par bloc opératoire.

Les diagrammes des valeurs individuelles générés dans Minitab Statistical Software ont permis à l'hôpital de comparer la répartition des délais de procédure réels avec ceux normalement alloués pour chacune des procédures.

"Le fait de pouvoir étudier les données par le biais de graphiques et de diagrammes a rendu la tâche beaucoup plus simple pour les membres du projet, les équipes et la direction (qui ne disposent pas tous des mêmes compétences en matière de statistiques) pour déterminer à quel niveau intervenaient les dysfonctionnements", explique Jennifer Fexis. "Lorsque nous sommes passés à la phase d'amélioration, les membres des équipes concernés par un changement de procédure ont directement compris en quoi ces changements étaient nécessaires".

Les membres de l'équipe ont poursuivi leurs analyses pour tenter de comprendre l'influence d'autres facteurs sur les temps d'inactivité des blocs opératoires. Grâce à des histogrammes, ils ont analysé les délais d'exécution de chaque procédure et ont découvert l'existence de variations significatives. Ils ont réalisé qu'il leur était possible de réduire à la fois ces variations et le délai d'exécution moyen dans le but d'accorder plus de temps aux procédures elles-mêmes.

En analysant les données dans Minitab et en identifiant les facteurs ayant une influence négative sur les processus, les membres de l'équipe ont pu apporter des améliorations et tester l'efficacité de ces dernières. Ils ont réalisé une cartographie de chaîne de valeur à partir des données actuelles et futures afin d'identifier les opportunités d'amélioration du délai d'exécution, puis ont mis en application de nouveaux processus simplifiés.

Les résultats

Au cours des deux semaines qui ont suivi le début de la phase d'amélioration, le nombre moyen d'opérations chirurgicales par jour est passé de 8,7 à 9,9, puis à 11,2 au cours de la phase de contrôle. Au cours de la même période, les taux d'utilisation journaliers se sont stabilisés. Le projet Lean Six Sigma a également aidé l'équipe à obtenir des mesures de performances qui lui seront utiles pour continuer d'améliorer les capacités et les taux d'utilisation de ses blocs opératoires. En créant régulièrement des diagrammes de données de processus grâce aux cartes de contrôle de Minitab, les équipes peuvent facilement mesurer toute variation inhabituelle du nombre d'opérations chirurgicales effectuées quotidiennement.

Grâce à la cartographie de la chaîne de valeur de Quality Companion, l'hôpital a facilement identifié les opportunités d'amélioration des délais d'exécution de ses processus.

D'autres améliorations ont été apportées via la mise en place de nouvelles pratiques visant à rationaliser les processus de planification des soins dentaires. Ces dernières ont ainsi permis de diminuer le temps d'inoccupation des blocs opératoires et de tenir les chirurgiens-dentistes informés de toute mise à jour concernant la planification des soins au quotidien. Les processus d'admission et de planification des soins ont été améliorés via une réorganisation du volet administratif à l'aide de marqueurs spéciaux permettant de signaler les problèmes potentiels ainsi que les contraintes de temps.

En tant qu'organisation visant à fournir un service de soins de haute qualité pour les enfants présentant des besoins spécifiques, le Franciscan Hospital for Children oriente tous ses efforts supplémentaires autour de l'amélioration de ses performances en se fondant sur l'analyse de ses données, dans le but d'améliorer son efficacité et ses conditions de sécurité. "Nous avons à la fois recours à la technologie, comme l'usage de code-barres pour associer chaque patient à sa médication ou de distributeurs automatiques de médicaments pour éviter les erreurs d'administration, et à un ensemble de bonnes pratiques, concernant l'hygiène des mains par exemple, afin d'éviter la propagation d'infections", indique-t-elle. "Pour nous assurer de prendre les bonnes décisions, nous échangeons beaucoup avec nos équipes, nos patients et leurs familles, afin de comprendre les enjeux et l'impact des changements que nous apportons vis-à-vis de nos parties prenantes."

*Cette étude de cas a été créée à l'aide de Minitab Quality Companion, avant la sortie de Minitab Engage en 2021.

Le projet du Franciscan Hospital for Children présenté dans cette étude de cas a été réalisé à l'aide du programme "Giving Back" de Global Productivity Solutions.  

ORGANISATION

Franciscan Hospital for Children

PRESENTATION

  • Société fondée en 1949
  • Situé à Brighton, dans le Massachusetts, aux Etats-Unis (près de Boston)
  • Etablissement de santé de référence pour les enfants présentant des besoins spécifiques
  • Accueille plus de 10 000 enfants chaque année

DEFI

Améliorer les capacités des blocs opératoires du service de soins dentaires

PRODUCTS USED

Minitab® Statistical Software

Minitab Engage

RESULTATS

  • Augmentation du nombre moyen d'opérations chirurgicales par jour
  • Réduction notable de la fluctuation de la fréquentation journalière
  • Création d'outils de mesure de performances sur le long terme
 
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