Amélioration des processus internes de l’armée américaine à l’aide de Minitab

 
 

Des centaines de processus sont nécessaires pour gérer une organisation telle que l’armée américaine car elle compte un million de collaborateurs. L'efficacité de ces processus est essentielle pour garantir des conditions de travail et une qualité de vie décentes mais aussi assurer la préparation et l’efficience des différentes unités. Aussi, lorsque l’un de ces processus s’est révélé trop lent, ie le processus suivi pour déterminer si un soldat n'est plus apte pour raisons médicales, l'armée a désigné une équipe Lean Six Sigma pour l’améliorer. Les analyses de données afférentes à l’examen de l’état initial du processus d’une part, à la détermination des facteurs influents et au contrôle des améliorations apportées d’autre part, l'équipe a fait confiance à Minitab Statistical Software.

La problématique

Les diagrammes de Pareto de Minitab ont permis à l’équipe Lean Six Sigma de l’armée américaine d’identifier rapidement et de traiter en priorité les erreurs de documentation majeures.

La description de la mission de chaque soldat, appelée Military Occupational Specialty par l’armée américaine, présente les fonctions attribuées. Chaque année, environ 8000 soldats américains rencontrent des problèmes de santé et l'armée doit déterminer si leur mission confiée est toujours appropriée, s’il lui faut en changer ou quitter l’unité en suivant un processus appelé Medical Retention Board.

Or le processus de prise de décision prenait 61 jours en moyenne mais pouvait demander 400 jours. Pendant tout ce laps de temps d’attente, la vie professionnelle des militaires concernés s’arrêtait et celle de leurs équipes et de leurs supérieurs était perturbée tandis que leurs familles étaient plongées dans l’expectative. Ces soldats ne pouvaient en effet ni être déployés, ni changer d'affectation, ni reprendre leurs études. "C'est une solution angoissante aussi bien pour les individus que pour leur famille", indique Shane Wentz, Master Black Belt impliqué avec l'équipe de projet. "Certains soldats attendaient plus d'un an avant de connaître la décision les concernant."

Avec l'aide de plusieurs groupes militaires, Shane Wentz a entrepris de réduire ce délai pour soulager les soldats, leur famille et leurs chefs. Ensemble, ils ont tenté de réduire la durée moyenne du processus de 61 à 45 jours, tout en standardisant et en centralisant le processus pour réduire la variabilité ie. pour que tous les temps d’attentes respectent cette fourchette.

La contribution de Minitab

L'équipe Lean Six Sigma de l'armée a utilisé l'approche DMAIC pour qualifier, planifier et réaliser son projet. Cette méthode définit cinq étapes principales pour les projets d’amélioration : définir, mesurer, analyser, innover/améliorer et contrôler. L'équipe a étudié et cartographié le processus Medical Retention Board pour identifier les causes possibles de sa lenteur. Une fois les goulets d'étranglement définis et les données sur l’état initial du processus recueillies, Shane Wentz a utilisé le logiciel de statistiques Minitab pour procéder à une analyse plus approfondie et étudier les facteurs ayant un impact sur le procédé.

Les comparaisons de l’analyse de capabilité de Minitab ont permis à Shane Wentz et à l’équipe Lean Six Sigma de l’armée américaine de déterminer si leurs solutions d’amélioration répondaient aux objectifs du projet.

"Minitab nous a tout de suite aidés", indique-t-il. "La possibilité de manipuler aisément des milliers de lignes de données nous a permis de gagner un temps considérable."

Shane Wentz a utilisé les outils d'analyse de la variance (ANOVA) de Minitab pour découvrir de nouveaux facteurs influant de façon négative sur le procédé et pour vérifier d'un point de vue statistique si les autres facteurs identifiés par l’équipe augmentaient la durée du cycle. Grâce à Minitab, l'équipe a pu conclure que des manques dans la documentation, ainsi que des incohérences dans les directives relatives au processus d’une unité à l'autre, freinaient la prise de décision.

"Les représentations graphiques dans Minitab nous ont permis de localiser et préciser les variations du processus", indique Shane Wentz.

Shane Wentz a utilisé Minitab pour créer un diagramme de Pareto listant les erreurs de documentation du processus Medical Retention Board, l'équipe a ainsi pu isoler rapidement et traiter en priorité les principaux problèmes, notamment les manques dans la documentation et apporter les améliorations nécessaires.

Les cartes multivariées de Minitab ont représenté graphiquement les résultats des analyses de variance réalisées dans Minitab et de mettre en évidence les interactions entre les différents facteurs et leurs influences sur la durée de cycle. Ainsi, par exemple, une carte multivariée de la durée de cycle a montré qu’elle variait selon le lieu de traitement du processus Medical Retention Board, confirmant l'importance de la standardisation et de la centralisation du processus.

L'utilisation de Minitab pour l'analyse du processus Medical Retention Board a validé les faits et apporté les chiffres utiles prouvant les faiblesses initiales et les causes réelles. Le croisement des informations obtenues et les réflexions échangées sur les idées soumises ont mis en avant des solutions possibles. L’équipe a construit un nouveau processus centralisé et l’a testé pour vérifier l’impact positif attendu. Suite à ce test pilote, des modifications supplémentaires ont été apportées au nouveau processus renommé Military Occupational Specialty Administrative Retention Review, et des données issues du test du nouveau processus modifié ont été recueillies.

L'équipe a utilisé les cartes de contrôle Minitab pour comparer la stabilité du procédé avant et après la mise en œuvre du nouveau processus, pour vérifier que les résultats obtenus répondaient aux objectifs du projet.

Résultats

La comparaison des cartes de contrôle "avant et après" a révélé un changement spectaculaire dans la durée de cycle du processus Medical Retention Board: une diminution de 61 à 29 jours en moyenne. Un chiffre bien supérieur à l'objectif fixé de 45 jours. Le nouveau processus Military Occupational Specialty Administrative Retention Review a également réduit les taux d'erreur dans la documentation, passés de 30 à moins de 1 %. Autre amélioration substantielle de ce projet : la diminution du "nombre de défauts par million de possibilités" (DPMO), passé de 516 129 à 75 758. Avec le nouveau processus standardisé et centralisé, le nombre d'heures passées par le personnel pour chaque cas est passé de 5,5 à 3,5, soit une diminution annuelle de 74 800 heures. Selon les estimations, le nouveau processus permettra d'économiser 15,3 millions de dollars par an, soit un bénéfice financier total de 99 805 881 $ sur six ans.

Enfin, le nouveau processus a permis d'améliorer la préparation des unités car la reprise de la mission ou le remplacement du soldat détaché ont été accéléerés.

La contribution de Shane Wentz dans la réduction de la durée de traitement du processus Medical Retention Board a été récompensée par un prix, décerné par le programme Army Lean/Six Sigma Excellence Awards Program. Loin de s'attribuer ce succès, Shane Wentz est fier des efforts de l'équipe, et reconnaît l'aide précieuse apportée par Minitab tout au long du projet.

"S'agissant de données de l'armée, notamment de l'armée régulière, de la garde nationale et de la réserve, tout ce qui a trait à tel projet peut être extrêmement lent", précise-t-il. "Sans Minitab, je ne suis pas sûr que nous aurions pu analyser et partager les données du projet aussi rapidement."

 

ORGANISATION

L'armée américaine

PRESENTATION

  • Responsable des opérations de l'armée de terre
  • Gère plus de 1 million de militaires actifs et réservistes
  • Plus ancienne et plus vaste division de l'armée américaine

PROBLEMATIQUE

Réduire la durée de cycle du processus exploité pour déterminer si un soldat n'est plus apte pour raisons médicales

PRODUITS UTILISES

Minitab® Statistical Software

RESULTATS

  • Réduction du délai de prise de décisionde 61 à 29 jours
  • Plus de 74 800 heures de travail gagnées par an
  • Economies totales estimées à 99 805 881 $ sur six ans
  • Economies totales annuelles estimées à plus de 15,3 millions de dollars
 

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