Intégrer plus rapidement les bénévoles dans les activités : Le Secours Populaire Français améliore son processus à l’aide de Minitab

 
 

Le Secours Populaire Français (SPF), créé en 1945, au lendemain de la seconde guerre mondiale, s'est donné pour mission d’agir contre la pauvreté et l'exclusion en France et dans le monde.

Le bénévolat est la force principale du Secours Populaire. Jeunes, étudiants, chômeurs, actifs, retraités, etc. mettent leurs compétences et leur temps au service des personnes en difficulté. Au sein du SPF75, c’est-à-dire la fédération de Paris, les bénévoles s’engagent sur des activités régulières organisées par les 11 antennes parisiennes, ou ponctuellement lors des grandes initiatives de solidarité.

La problématique

Figure 1 : bénévole animateur du Secours Populaire Français dans le cadre d’une sortie organisée pour les enfants.

Qui dit 3000 bénévoles, dit recrutement, accueil, suivi, répartition et incorporation au sein des différentes activités de l’ONG.

Lorsqu’une personne de bonne volonté propose son aide au SPF75, le délai de réponse à sa candidature est de 10 jours en moyenne et son intégration au sein d’une activité nécessite plus ou moins 2 mois.

Ces temps d’attente ont pour conséquence une perte de 50% des candidats et une détérioration de l’image du SPF75 à l’externe comme à l’interne.

Cinq personnes investies au sein de la fédération de Paris ont décidé de réduire ces délais en adoptant la démarche structurée de résolution de problème de la méthode Lean Six Sigma.

C’est sur la partie Six Sigma de la méthode que cet article se concentre, à savoir une approche en cinq phases DMAIC : Définir le projet, Mesurer la situation initiale, Analyser les mesures obtenues, Innover en testant les meilleures solutions et Contrôler l’amélioration obtenue et les moyens mis en œuvre afin de maintenir les bons résultats.

La contribution de Minitab

La cartographie du processus initial, la définition des besoins des clients internes et externes, la réflexion sur les étapes sans valeur ajoutée ont permis d’identifier des points de mesure tels, entre autres, que le nombre de candidatures, le nombre de candidats présents à la réunion d’accueil, les temps de réponse pour chaque candidat, le nombre de candidats intégrés dans une activité.

L’équipe a pu lister les causes possibles des délais trop longs et de la déperdition, notamment des documents peu attrayants pour les candidats, des oublis de saisie, des bases de données multiples, des étapes et des sous-processus superflus, un manque de personnel, etc.

Figure 2: Diagramme de Pareto pour visualiser les causes pouvant expliquer les délais.

Ont été impliqués dans ce projet Lean Six Sigma Monsieur Nicolas Raynal, consultant en gestion de projets, bénévole au sein de la fédération de Paris et référent bénévoles, Madame Kadija Akayad, salariée chargée de mission bénévoles également experte; et, dans le cadre de leur Master 2, un groupe d’étudiantes en gestion de projets, plus particulièrement sur la méthode Lean Six Sigma, en charge de la conduite du projet: Natacha Rebsomen, Agathe Bouffet et Sandra Dao.


Photos d’Agathe Bouffet à gauche et Sandra Dao à droite

Natacha Rebsomen, Green Belt chef du projet (certification théorique), nous précise : « Une partie de la méthode Lean Six Sigma est l’analyse statistique des dysfonctionnements du processus. Dans ce cadre-là, nous avons donc utilisé Minitab pour traiter les données, calculer les moyennes, mesurer la variabilité, réaliser un histogramme, comprendre nos données à l’aide de statistiques descriptives, visualiser le processus avec les cartes X barre-S et l’analyse de la capabilité. Cependant, les données étant assez restreintes, l'analyse statistique ne s'est pas faite de manière poussée. »

L’analyse statistique des coûts et bénéfices attendus des onze solutions envisagées a permis de dégager les six meilleures idées à mettre en œuvre pour obtenir l’amélioration recherchée.

Figure 3: Pareto Chart of suggested solutions

Résultats

Les temps d’attente des candidats et des nouveaux bénévoles ont été réduits de 50%, l’image du SPF 75 en a été améliorée, les candidats sont intégrés et deviennent opérationnels plus rapidement ; ils participent à des activités en cohérence avec leurs attentes et leurs compétences.

Les processus de recrutement et d’intégration ont été allégés ce qui facilite le travail des personnes en charge du suivi des candidats.

« Lorsque nous serons devenus plus performants dans notre utilisation de Minitab, sa puissance d’analyse pourra certainement être bénéfique pour d’autres projets de la fédération de Paris du Secours Populaire Français » ajoute Monsieur Raynal.

 

ORGANISATION

Secours Populaire Français Fédération de Paris

PRESENTATION

  • Organisation non gouvernementale créée en 1945, reconnue d’utilité publique
  • Fédération de Paris, appelée SPF75 : actions d’éducation populaire et de solidarité envers les parisiens en situation précaire, 3000 bénévoles et 11 antennes

PROBLEMATIQUE

Le délai de réponse aux candidatures et d’intégration des bénévoles est trop long au sein du SPF75, la fédération de Paris du Secours Populaire Français, ce délai a pour conséquences une déperdition et une insatisfaction.

PRODUITS UTILISES

Minitab® Statistical Software

RESULTATS

  • Les délais ont été diminués de moitié.
 

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