Santé et technologie : utiliser les données pour renforcer l'accès au matériel médical nécessaire

 
 

Lorsqu'ils prennent en charge des patients, les médecins font appel à leur propre expérience, aux connaissances de leurs collègues, ainsi qu'aux dernières avancées en matière de technologie et de médecine afin d'identifier le meilleur plan d'action. Utilisée seule, cette solution a peu de chances de réussir si les médecins n'ont pas accès aux outils et aux équipements nécessaires pour administrer le traitement indiqué.

Et les médecins sont particulièrement démunis lorsque le matériel médical est indisponible et que des réparations sont nécessaires. Toutefois, un récent projet d'amélioration de la qualité dans le domaine de la santé a démontré dans quelle mesure un outil important relativement nouveau dans de nombreux établissements (l'analyse de données) peut permettre aux hôpitaux de s'assurer que les médecins disposent du matériel nécessaire pour prendre en charge leurs patients.

Une équipe Lean Six Sigma d'Amman, en Jordanie, a examiné les facteurs influant sur le temps d'immobilisation du matériel. Elle a également identifié les éléments du processus de maintenance susceptibles d'améliorer la disponibilité du matériel. Grâce aux connaissances acquises lors de la collecte et de l'analyse de données dans Minitab Statistical Software, l'équipe a mis en place une nouvelle procédure de maintenance déterminante pour la disponibilité et le fonctionnement, en temps opportun, du matériel médical nécessaire.

Le problématique

Une équipe de projet a utilisé Minitab Statistical Software pour analyser les données à même d'identifier le matériel médical présentant le pourcentage maximal de temps d'immobilisation, évaluer les causes des pannes et améliorer la disponibilité du matériel dans l'établissement hospitalier.

Selon une étude réalisée par l'Organisation mondiale de la Santé (OMS), dans les pays développés, près de 50 % du matériel médical ne fonctionne pas ou n'est pas correctement entretenu en l'absence de politiques de gestion efficaces. Au vu du nombre croissant de patients concernés par l'absence de matériel médical, l'équipe de projet a cherché à minimiser cet obstacle. L'équipe a réuni les données de sept hôpitaux pendant sept ans. Elle a évalué les processus de maintenance de près de 700 types différents d'équipements médicaux, classés selon l'origine de la panne.

Dans le cadre du projet DMAIC Six Sigma (Définir, Mesurer, Analyser, Innover/Améliorer et Contrôler), l'équipe s'est attachée à identifier l'origine des variations du temps d'immobilisation du matériel afin de pouvoir se concentrer sur les domaines dans lesquels elle pourrait apporter le plus de modifications. L'équipe a en fait tenté d'améliorer les procédures de réparation de façon à ce que le matériel soit plus facilement disponible et à ce que les patients reçoivent rapidement les traitements salvateurs.

La contribution de Minitab

Après avoir recueilli les données de temps d'immobilisation basées sur le type de matériel médical et l'origine des pannes matérielles de chaque hôpital, l'équipe de projet a fait appel à Minitab pour identifier les types d'équipements présentant le pourcentage le plus élevé de temps d'immobilisation et les causes les plus fréquentes.

La présentation des données dans les diagrammes de Pareto a démontré à l'équipe que la majorité des temps d'immobilisation étaient dus à des problèmes électriques et que les machines de survie et de diagnostic présentaient les pourcentages les plus élevés de pannes. L'équipe a également attribué des priorités aux différents types d'équipements, en veillant à ce que les appareils classés dans la catégorie "Priorité 1" bénéficient d'une maintenance. Cette catégorie comprenait les équipements critiques, spécialisés et peu nombreux, tels que les respirateurs, les appareils d'anesthésie, les analyseurs des gaz du sang, les appareils d'IRM et les scanners.

Le diagramme de Pareto ci-dessus met en évidence les causes les plus fréquentes de pannes matérielles et identifie les domaines dans lesquels concentrer les efforts d'amélioration.

L'équipe a également utilisé l'analyse de capabilité de procédés pour déterminer si les procédés de maintenance et de correction en place dans chaque hôpital répondaient aux spécifications relatives aux temps d'immobilisation et déterminer comment perfectionner ces procédés. Les résultats de cette analyse ont confirmé que les procédés de réparation des hôpitaux étaient encore nettement perfectibles.

Le procédé Capability Sixpack ci-dessus présente des données génériques semblables à celles de l'équipe de projet. Il réunit plusieurs outils dans une seule présentation, pour une évaluation plus aisée des procédés.

Les résultats

Connaissant les causes et les types les plus fréquents de pannes matérielles, l'équipe a utilisé l'analyse de régression de Minitab pour déterminer les principaux facteurs influant sur les temps d'immobilisation du matériel. Son analyse a permis de déterminer que ce n'était pas la durée de maintenance réelle qui donnait lieu à un manque de matériel, mais la durée nécessaire au diagnostic du matériel défectueux, à la mise en place de la procédure de maintenance et à la restitution du matériel une fois les réparations effectuées. Parmi les autres facteurs entravant le processus de réparation, citons les retards de détection des pannes, d'enregistrement des demandes de maintenance et de clôture des bons de travail.

Grâce à l'analyse de régression, l'équipe a identifié les domaines dans lesquels apporter des améliorations de façon à réduire les temps d'immobilisation. Elle a mis au point un procédé de réparation amélioré, qui utilise les cartes de contrôle créées dans Minitab pour surveiller en continu les performances du personnel, le temps d'immobilisation du matériel médical, la durée de traitement des bons de commande, le temps de décision relatif aux réparations et le délai de livraison du matériel réparé.

La carte de contrôle ci-dessus présente les données du procédé organisées de façon chronologique de façon à identifier la variation. Semblable à celle de l'équipe de projet, elle permet de comparer aisément les données recueillies avant et après l'amélioration du procédé.

L'équipe a ensuite testé le nouveau système en commençant par le mettre en œuvre dans un seul établissement. Ce dernier a réduit le temps d'immobilisation de son matériel de 35 % et a augmenté le niveau de sigma de 2,881 à 3,708 sans générer de coûts supplémentaires.

Les outils de la qualité tels que le diagramme de Pareto, le procédé Capability Sixpack et la carte de contrôle ont contribué à l'obtention d'un nouveau procédé garantissant des temps raisonnables d'immobilisation du matériel médical et permettant de soigner les patients de façon appropriée. De plus en plus d'établissements de santé commençant à utiliser l'analyse de données et la méthodologie Lean Six Sigma, les projets comme celui-ci illustrent parfaitement l'impact de l'amélioration de l'efficacité d'activités non directement liées aux patients, comme la gestion du matériel, sur la capacité d'un établissement à prodiguer des soins de qualité à chaque patient.

Cet article a été adapté d'une étude de cas présentée à l'occasion de la Conférence internationale 2012 sur la gestion des opérations et le génie industriel à Istanbul, en Turquie.  

 

ORGANISATION

Centre hospitalier universitaire situé à Amman, en Jordanie

PRESENTATION

  • Données recueillies auprès de sept établissements
  • Procédés de maintenance concernant 700 types d'équipements
  • Temps d'immobilisation principalement causés par des pannes électriques
  • Surveillance de l'amélioration du procédé à l'aide de cartes de contrôle

PROBLEMATIQUE

Améliorer la capacité de l'hôpital à soigner ses patients en identifiant l'origine des temps d'immobilisation pour réparations matérielles, en évaluant le procédé de maintenance et en mettant en œuvre une procédure de gestion du matériel.

PRODUITS UTILISES

Minitab® Statistical Software

RESULTATS

  • Utilisation de l'analyse de données pour augmenter la disponibilité du matériel médical
  • Mise au point d'une nouvelle procédure de gestion du matériel médical
  • Diminution des temps d'immobilisation pour réparations matérielles de 35 %
 

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