Des soins pédiatriques de qualité : le Franciscan Hospital for Children

 
 

Le Franciscan Hospital for Children est un établissement de pointe spécialisé dans les soins apportés aux enfants présentant des besoins spécifiques. Cet hôpital propose des programmes cliniques, thérapeutiques et éducatifs pour les enfants souffrant de différents types de handicaps. Le personnel soignant s’attache à préserver l’intégrité, le bien-être et l’épanouissement des enfants grâce à un système de soins et un dévouement exceptionnels. Sur la question de la qualité des soins, la direction de l’hôpital veille à promouvoir l’amélioration constante de chacun des aspects (de la réduction du temps passé en salle d’attente à l’amélioration de l’efficacité des blocs opératoires). Grâce à la méthode Lean Six Sigma et au logiciel Minitab, le Franciscan Hospital for Children a pu analyser les informations relatives à ses processus, exploiter l’analyse pour prendre des décisions éclairées ayant pour objectifs l’efficience de ses blocs opératoires et la possibilité d’examiner un plus grand nombre d’enfants souffrants.

La problématique

Le Franciscan Hospital for Children a utilisé le logiciel Minitab pour améliorer les capacités des blocs opératoires de son service de soins dentaires.

L'hôpital offre un vaste panel de services médicaux, éducatifs et de santé comportementale, dont un service de soins dentaires pour les enfants présentant des besoins spécifiques. En réalisant qu'il était possible d'améliorer un des services clés proposé par l'hôpital, l'équipe en charge de l'amélioration de la qualité a décidé de concentrer ses efforts sur le service de soins dentaires, pour lequel certaines limites de performances avaient été identifiées. Plusieurs études et analyses précédentes avaient déterminé que l'établissement était potentiellement capable de mener 12 opérations chirurgicales par jour. Pourtant, seules 8,7 opérations étaient pratiquées quotidiennement en moyenne. L'équipe s'est fixé comme objectif d'atteindre une moyenne de 12 opérations par jour. Pour ce faire, elle a décidé de mener un projet Lean Six Sigma visant à améliorer la capacité des blocs opératoires de son service de chirurgie dentaire.

La contribution de Minitab

Pour poser les bases de son projet, l’équipe a utilisé l’approche DMAIC structurant l’approche en 5 phases : définir, mesurer, analyser, innover/améliorer et contrôler. Au cours de l’étape de définition, l’équipe, constituée de membres des services soins, admissions, planification des soins et anesthésiologie, a mis au point plusieurs cartographies des processus en vigueur grâce à Quality Companion by Minitab, l’application de planification, gestion et suivi des actions d’amélioration.

Ces cartographies ont apporté une meilleure visibilité des différents facteurs influant sur chacun des processus : facteurs internes et externes à l’origine d’annulations ou d’absences de la part des patients, périodes d’inactivité liées à des goulets d’étranglement. Les membres de l’équipe ont ensuite classé les facteurs par ordre de priorité afin de mener des recherches approfondies (ils ont concentré leurs efforts sur l’analyse des variables pouvant être maîtrisées).

"Mettre tout notre personnel à contribution, en particulier les personnes directement impliquées dans les processus en question, nous a permis de mieux comprendre les processus en place et de commencer à repérer les améliorations potentielles", souligne Jennifer Fexis, la vice-présidente en charge de la sécurité et de l'amélioration des processus de l'hôpital. "Le fait de nous baser sur les informations de nos équipes et sur les outils de qualité inclus dans les logiciels Minitab et Quality Companion pour l'analyse et la visualisation des données de processus nous a permis d'identifier les points à améliorer, ainsi que les causes des goulets d'étranglement qui touchaient certains de nos processus."

L'hôpital a utilisé des diagrammes de Pareto pour analyser les raisons des annulations, ce qui lui a permis de déterminer les causes les plus fréquentes et de comprendre dans quelle mesure ces annulations quotidiennes influaient sur les durées de cycle et la planification des soins.

Ainsi par exemple, l’équipe a regroupé des données puis créé un diagramme de Pareto pour analyser les raisons des annulations. L’analyse du diagramme de Pareto a permis de révéler les causes les plus fréquentes et de comprendre l’influence de ces annulations sur les durées de cycle et la planification des soins. Les diagrammes des valeurs individuelles générés dans Minitab ont fourni un élément de comparaison entre la répartition des délais de procédure réels avec les durées officiellement allouées. L’équipe s’est rendu compte que les procédures courtes avaient tendance à dépasser le temps fixé, tandis que les procédures longues tendaient à se terminer plus tôt. Les graphiques Minitab ont aidé l’équipe à déterminer le temps total d’inactivité par jour et par bloc opératoire.

“Le fait de pouvoir étudier les données par le biais de représentations graphiques telles que le diagramme a facilité la tâche des membres du projet, des équipes et de la direction, tous ne disposant pas des mêmes compétences en matière de statistiques pour expliciter et qualifier les dysfonctionnements”, explique Jennifer Fexis. “Ensuite, lorsque nous sommes passés à la phase d’amélioration, les membres de l’équipe concernés par un changement de processus ont directement compris l’intérêt de la démarche”.

Les diagrammes des valeurs individuelles générés dans Minitab Statistical Software ont permis à l'hôpital de comparer la répartition des délais de procédure réels avec ceux normalement alloués pour chacune des procédures.

Les membres de l’équipe ont poursuivi leurs analyses pour tenter de comprendre l’influence d’autres facteurs sur les temps d’inactivité des blocs opératoires. Grâce à des histogrammes, ils ont analysé les délais d’exécution de chaque tâche et ont découvert l’existence de variations significatives. Ils ont réalisé qu’il leur était possible de réduire à la fois ces variations et le délai d’exécution moyen dans le but d’accorder plus de temps aux actes chirurgicaux en eux-mêmes.

En analysant les données dans Minitab et en identifiant les facteurs ayant une influence négative sur les processus, les membres de l'équipe ont pu apporter des améliorations et tester l'efficacité de ces dernières. Grâce à Quality Companion, ils ont réalisé une cartographie de chaîne de valeur en fonction des données actuelles et futures afin d'identifier les opportunités d'amélioration du délai d'exécution, puis ont mis en application de nouveaux processus simplifiés.

Les résultats

Au cours des deux semaines qui ont suivi le début de la phase d'amélioration, le nombre moyen d'opérations chirurgicales par jour est passé de 8,7 à 9,9, puis à 11,2 au cours de la phase de contrôle. Au cours de la même période, les taux d'utilisation journaliers se sont stabilisés. Le projet Lean Six Sigma a également aidé l'équipe à obtenir des mesures de performances qui lui seront utiles pour continuer d'améliorer les capacités et les taux d'utilisation de ses blocs opératoires. En créant régulièrement des diagrammes de données de processus grâce aux cartes de contrôle de Minitab, les équipes peuvent facilement mesurer toute variation inhabituelle du nombre d'opérations chirurgicales effectuées quotidiennement.

Grâce à la cartographie de la chaîne de valeur de Quality Companion, l'hôpital a facilement identifié les opportunités d'amélioration des délais d'exécution de ses processus.

D'autres améliorations ont été apportées via la mise en place de nouvelles pratiques visant à rationaliser les processus de planification des soins dentaires. Ces dernières ont ainsi permis de diminuer le temps d'inoccupation des blocs opératoires et de tenir les chirurgiens-dentistes informés de toute mise à jour concernant la planification des soins au quotidien. Les processus d'admission et de planification des soins ont été améliorés via une réorganisation du volet administratif à l'aide de marqueurs spéciaux permettant de signaler les problèmes potentiels ainsi que les contraintes de temps.

Visant un service de soins de haute qualité pour les enfants présentant des besoins spécifiques, le Franciscan Hospital for Children oriente tous ses efforts en ce sens, avec pour moyen l’amélioration de ses performances fondée sur l’analyse de ses données et pour contraintes l’efficacité et les conditions de sécurité. “Nous comptons sur la technologie, comme l’usage de code-barres pour associer à chaque patient un traitement spécifique et les distributeurs de médicaments. Le but est d’améliorer la sécurité de la médication, ainsi que certaines pratiques fondamentales telles que l’hygiène des mains pour éviter la propagation d’infections”, indique Jennifer Fexis. “Pour garantir de bonnes décisions, éclairées, nous échangeons beaucoup avec nos équipes, nos patients et leurs familles, afin de comprendre les enjeux et l’impact des changements que nous apportons vis-à-vis de nos parties prenantes.”

 
 

ORGANISATION

Franciscan Hospital for Children

PRESENTATION

  • Fondé en 1949
  • Situé à Brighton, dans le Massachusetts, aux Etats-Unis (près de Boston)
  • Etablissement de santé de référence pour les enfants présentant des besoins spécifiques
  • Accueille plus de 10 000 enfants chaque année

PROBLEMATIQUE

Améliorer les capacités des blocs opératoires du service de soins dentaires

PRODUITS UTILISES

Minitab® Statistical Software et Quality Companion by Minitab®

RESULTATS

  • Augmentation du nombre moyen d'opérations chirurgicales par jour
  • Réduction notable de la fluctuation de la fréquentation journalière
  • Mise en place de nouvelles pratiques pour la planification des soins
 

En utilisant ce site, vous acceptez l'utilisation de cookies à des fins d'analyse et de personnalisation du contenu. Lisez notre politique

OK