Ejército de EE.UU.: mejorando los procesos de RR.HH. con Minitab

 
 

Cada día, el Ejército de Estados Unidos depende de cientos de procesos para administrar un personal militar compuesto por más de 1 millón de personas. La eficiencia de estos procesos es clave para garantizar el bienestar del Ejército y mantener sus unidades preparadas. Cuando se hizo evidente que el proceso para decidir si un soldado ya no puede realizar sus funciones por razones médicas tenía un plazo promedio demasiado extenso, el Ejército asignó un equipo de Six Sigma Esbelto para mejorarlo. Como ayuda para analizar los datos, el equipo se apoyó en Minitab Statistical Software.

El Reto

Los diagramas de Pareto de Minitab permitieron al equipo de Six Sigma Esbelto del Ejército de EE.UU. identificar y establecer la prioridad de los errores de documentación críticos rápidamente.

La descripción del trabajo de cada soldado, conocida como especialidad ocupacional militar (MOS, por sus siglas en inglés), establece los deberes de ese soldado. Cuando un soldado enfrenta problemas médicos, el Ejército debe determinar si el militar debe continuar en esa MOS, pasar a una nueva MOS o abandonar el servicio. Esta decisión se toma a través del proceso de la Junta médica de retención de MOS (MMRB). Cada año, el proceso de la MMRB afecta a casi 8,000 soldados y sus familias, así como a numerosos comandantes militares a cargo de personal.

El Ejército estaba demorando un promedio de 61 días para tomar las decisiones y llegó a demorar hasta 400 días en algunos casos aislados. El plazo tan extenso para completar esta evaluación mantenía las carreras de los soldados en el limbo, porque no se pueden desplegar ni pueden realizar un cambio permanente de estación ni ir a la escuela mientras no se tome una determinación. “Es atemorizante para el soldado y su familia”, señala Shane Wentz, un Master Black Belt del Ejército que trabajó con el equipo del proyecto. “Algunos soldados tuvieron que esperar más de un año para que se completara este proceso”.

Wentz y los miembros del equipo, provenientes de varios grupos del Ejército, se propusieron reducir la espera de estos soldados, sus familias y sus comandantes. Su objetivo era acortar el tiempo promedio del proceso de 61 a 45 días y, al mismo tiempo, estandarizar y centralizar el proceso para eliminar la variabilidad.

Cómo ayudó Minitab

El equipo de Six Sigma Esbelto del Ejército utilizó el enfoque DMAIC para enmarcar su proyecto. Este método divide los proyectos de mejora en cinco fases: definir, medir, analizar, mejorar y controlar. El equipo creó mapas de proceso para comprender plenamente la situación actual del proceso de la MMRB e identificó las posibles causas del plazo prolongado. Después que el equipo definió los cuellos de botella del proceso y recolectó los datos de línea base, Wentz utilizó Minitab para realizar análisis adicionales a fin de investigar los factores que estaban afectando el proceso.

Las comparaciones del análisis de capacidad de Minitab ayudaron a Wentz y al equipo de Six Sigma Esbelto del Ejército de EE.UU. a determinar si sus soluciones de mejora del proceso cumplían con los objetivos del proyecto.

“Minitab ayudó de inmediato”, comenta Wentz. “La capacidad de manipular fácilmente miles de líneas de datos en Minitab nos ahorró muchas horas de trabajo”. Wentz utilizó las herramientas de Análisis de varianza (ANOVA) de Minitab para descubrir nuevos factores que estaban afectando negativamente el proceso y para comprobar estadísticamente que los factores que el equipo había identificado realmente causaban incrementos en la duración del ciclo. Con Minitab, él y el equipo del proyecto lograron determinar claramente que los defectos en la documentación de la MMRB, así como las variaciones en las directrices del proceso entre las diferentes unidades del Ejército, estaban contribuyendo a la prolongación del ciclo.

“Las gráficas de Minitab nos ayudaron a determinar dónde se estaba produciendo la variación dentro del proceso”, dice Wentz.

Wentz utilizó Minitab para crear un diagrama de Pareto de los errores de documentación del proceso de la MMRB, el cual ayudó al equipo a identificar y establecer la prioridad de los errores de documentación críticos rápidamente. Determinaron que la documentación faltante era un problema clave y luego hicieron mejoras para corregir específicamente esa debilidad del proceso.

Las gráficas Multi-Vari de Minitab también ayudaron al equipo al proporcionarle la representación gráfica de los datos del ANOVA, revelando las relaciones entre los diversos factores y cómo éstos afectaban la duración del ciclo. Por ejemplo, una gráfica Multi-Vari de la duración del ciclo mostró que los tiempos del ciclo diferían según la ubicación de procesamiento de la MMRB, lo cual ratificaba la importancia de estandarizar el proceso.

Las funciones de análisis de Minitab ayudaron a Wentz y al equipo a extraer de sus datos la información que necesitaban para mejorar el proceso de la MMRB. Empleando la técnica de lluvia de ideas, identificaron posibles soluciones para los problemas del proceso. Posteriormente desarrollaron un nuevo proceso centralizado y realizaron pruebas piloto para asegurarse de que este nuevo proceso redujera la duración del ciclo. Después de unos ajustes más a su nuevo proceso, al que el equipo decidió llamar Revisión administrativa de retención de MOS, o MAR2, recolectaron datos adicionales para una prueba piloto.

El equipo empleó las gráficas de control de Minitab para comparar la estabilidad del proceso antes y después de la implementación del nuevo proceso, lo cual le permitió confirmar que sus soluciones cumplían con las metas del proyecto.

Resultados

La comparación de las gráficas de control de antes y después reveló un cambio drástico en la duración del ciclo del proceso de la MMRB: una disminución de un promedio de 61 días a un promedio de 29 días de principio a fin. Esto superó considerablemente la meta del equipo de alcanzar un promedio de duración del ciclo de 45 días. El nuevo proceso MAR2 también redujo las tasas de error en la documentación del proceso, de 30% a menos de 1%. Otra mejora operativa impresionante de este proyecto fue una disminución en la tasa de defectos por millón de oportunidades (DPMO), que bajó de 516.129 a 75.758. Con el nuevo proceso ya estandarizado y centralizado en una ubicación única, el tiempo que emplea el personal para resolver cada caso de la MMRB se redujo de 5.5 horas a 3.5 horas, lo que equivale a más de 74,800 horas al año. Se estima que el proceso mejorado ahorrará 15.3 millones de dólares cada año, para un beneficio financiero total de 99,805,881 dólares entre 2011 y 2017.

Quizás lo más importante sea que el estado de preparación del Ejército mejoró como consecuencia directa del nuevo proceso. Dado que cada soldado que espera los resultados de una decisión de MAR2 presenta una condición de no elegible para despliegue, la reducción de la duración del ciclo del proceso devuelve a los soldados al servicio activo de una manera más eficiente, mejorando así el estado de preparación del Ejército.

La contribución de Wentz para ayudar a reducir el tiempo de procesamiento de la MMRB le valió una distinción del Programa de premios a la excelencia en Six Sigma Esbelto del Ejército. Aunque no se atribuye el mérito de haber desarrollado el proceso MAR2, Wentz se enorgullece de su participación en la validación de los resultados del esfuerzo del equipo, y reconoce la valiosa ayuda que le brindó Minitab en todo momento.

“Dado que estábamos manejando datos de todo el Ejército, incluyendo el Ejército Regular, la Guardia Nacional y la Reserva del Ejército, todo lo relacionado con un proyecto como éste resulta extremadamente lento”, señala. “Sin Minitab, dudo que hubiéramos podido analizar y compartir los datos del proyecto tan rápidamente como lo hicimos”.

 

ORGANIZACIÓN

El Ejército de Estados Unidos

REVISIÓN GENERAL

  • Responsable de las operaciones militares terrestres
  • Administra un personal militar activo y de reserva compuesto por más de 1 millón de personas
  • El componente más grande y más antiguo de las Fuerzas Armadas de EE.UU.

RETO

Reducir la duración del ciclo del proceso de la MMRB

PRODUCTOS UTILIZADOS

Minitab® Statistical Software

RESULTADOS

  • Reducción de la duración del ciclo del proceso de 61 a 29 días
  • Más de 74,800 horas-hombre ahorradas anualmente
  • Ahorro total estimado de 15.3 millones de dólares al año
 

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