En fase de recuperación: Utilizando datos para impulsar el acceso a equipos médicos vitales

 
 

Al tratar a los pacientes, los médicos utilizan su propia experiencia, el conocimiento combinado de sus colegas y los últimos avances en medicina y tecnología para identificar el mejor curso de acción. Sin embargo, ese remedio por sí solo no podrá salvar a un paciente a menos que el médico también tenga acceso a las herramientas y equipos necesarios para administrar el tratamiento recomendado.

Cuando los equipos médicos esenciales no están disponibles debido a reparaciones, la capacidad de un médico para salvar vidas disminuye. No obstante, un proyecto de calidad realizado recientemente en el área de la salud revela la manera en que una importante herramienta que aún se considera una novedad en muchas centros, el análisis de datos, puede ayudar a los hospitales a cerciorarse de que los médicos cuenten con los equipos que necesitan para atender a sus pacientes.

Un equipo de Six Sigma Esbelto de Ammán, Jordania, examinó los factores que afectan el tiempo de inactividad de los equipos e identificó elementos del proceso de mantenimiento que podrían mejorar la disponibilidad de los equipos. Utilizando el conocimiento que adquirieron al recopilar datos y analizarlos con Minitab Statistical Software, el equipo implementó un nuevo procedimiento de mantenimiento de equipos que está marcando la diferencia para asegurar que los equipos críticos funcionen y estén listos cuando sea necesario.

El reto

Un equipo de proyectos utilizó Minitab Statistical Software para analizar datos que podrían identificar los equipos médicos con el mayor porcentaje de inactividad, evaluar las causas de las fallas y mejorar la disponibilidad de los equipos en el hospital.

Según un estudio realizado por la Organización Mundial de la Salud (OMS), casi el 50% de los dispositivos médicos disponibles en los países desarrollados no funcionan o no se mantienen adecuadamente debido a la falta de una política de gestión efectiva. Ante un número cada vez mayor de pacientes que se ven afectados por la ausencia de equipos médicos, el equipo del proyecto trató de minimizar este obstáculo. El equipo reunió datos de siete hospitales correspondientes a un período de siete años y evaluó los procesos que utilizaban para mantener casi 700 tipos diferentes de equipos médicos, cada uno de los cuales se clasificó según la causa de la inactividad.

Empleando la estrategia de proyectos Six Sigma denominada DMAIC (siglas en inglés de Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar), el equipo del proyecto se propuso, entre otros desafíos, identificar las razones de la variación en el tiempo de inactividad de los equipos con el fin de centrar sus esfuerzos en los aspectos que pudieran marcar la mayor diferencia. En definitiva, el equipo quería mejorar los procedimientos de reparación para incrementar la disponibilidad de los equipos y asegurarse de que los pacientes recibieran los tratamientos vitales de inmediato.

Cómo ayudó Minitab

Después de recoger datos del tiempo de inactividad según el tipo de equipos médicos y la causa de la falla de los equipos para cada hospital, el equipo del proyecto utilizó Minitab para identificar los tipos de equipos con el mayor porcentaje de inactividad y las causas más comunes de esa inactividad.

Al visualizar los datos utilizando diagramas de Pareto, el equipo notó que la mayoría de los tiempos de inactividad se debían a problemas eléctricos y que el porcentaje de fallas era más alto entre las máquinas de diagnóstico y soporte vital. También asignaron prioridades a diferentes tipos de equipos, asegurando que se realizara el mantenimiento de los equipos médicos clasificados como “Prioridad 1”, una categoría que incluía equipos críticos, especializados y escasos tales como respiradores, máquinas de anestesia, analizadores de gases arteriales, máquinas de MRI y tomógrafos computarizados.

El diagrama de Pareto anterior destaca las causas más comunes de las fallas de los equipos médicos e identifica dónde centrar los esfuerzos de mejora.

El equipo también utilizó el análisis de capacidad del proceso para determinar si los procesos de mantenimiento correctivo aplicados en cada hospital cumplían con las especificaciones de tiempo de inactividad y para obtener información sobre cómo se podrían refinar esos procesos. Los resultados de este análisis confirmaron que los procesos de reparación de los equipos de los hospitales tenían un considerable margen de mejora.

El análisis de capacidad Seis en uno anterior muestra datos genéricos similares a los del equipo del proyecto. Combina herramientas en una sola pantalla para facilitar la evaluación del proceso.

Resultados

Tras identificar los tipos y causas más frecuentes de las fallas de los equipos médicos, el equipo del proyecto utilizó el análisis de regresión de Minitab para determinar los principales factores que influían en la inactividad de los equipos. Su análisis reveló que no era el tiempo de mantenimiento en sí lo que conducía en última instancia a la falta de equipos disponibles, sino más bien el tiempo necesario para diagnosticar el equipo defectuoso, decidir cómo proceder a la reparación y devolver el equipo una vez culminada la reparación. Otros factores que obstaculizaban el proceso de reparación eran las demoras en la detección de las fallas de los dispositivos, el registro de las solicitudes de servicio y el cierre de las órdenes de trabajo.

Con el análisis de regresión, el equipo identificó factores en los que podían introducirse mejoras para lograr reducir los tiempos de inactividad. Idearon un proceso mejorado de reparación, que utiliza gráficas de control creadas en Minitab para monitorear continuamente el rendimiento del personal, el tiempo de inactividad de los dispositivos médicos, el tiempo para procesar las órdenes de compra, el tiempo para determinar cómo proceder con la reparación y el tiempo de entrega del dispositivo reparado.

La gráfica de control anterior presenta los datos del proceso en una secuencia cronológica para identificar la variación. Similar a la utilizada por el equipo del proyecto, esta gráfica permite comparar fácilmente los datos recogidos antes y después de una mejora en el proceso.

Posteriormente, probaron el nuevo sistema aplicándolo primero en un solo centro. Ese centro redujo el tiempo de inactividad de los equipos en un 35% y aumentó el nivel de sigma de 2.881 a 3.708 sin incurrir en costos adicionales.

Herramientas de calidad como el diagrama de Pareto, el análisis de capacidad Seis en uno y la gráfica de control contribuyeron a un nuevo proceso que garantiza una inactividad razonable de los equipos médicos y permite ofrecer un tratamiento adecuado a los pacientes. A medida que más centros de salud comienzan a utilizar la metodología Six Sigma Esbelto y el análisis de datos, proyectos como éste ofrecen magníficos ejemplos de cómo incluso mejorar la eficiencia de las actividades que no están relacionadas directamente con el paciente (como los procedimientos de gestión de equipos) puede tener un gran efecto en la capacidad de un centro para proporcionar una atención de calidad a cada paciente.

Esta historia se adaptó a partir de un caso de estudio presentado en la edición de 2012 de la Conferencia Internacional sobre Gestión de Ingeniería y Operaciones Industriales de 2012 en Estambul, Turquía.

 

ORGANIZACIÓN

Hospital universitario de Ammán, Jordania

REVISIÓN GENERAL

  • Se recopilaron datos de 7 centros
  • Los procesos de mantenimiento abarcaban 700 tipos de equipos
  • La mayoría de los tiempos de inactividad de los equipos se debían a problemas eléctricos
  • El proceso mejorado se monitoreó con gráficas de control

RETO

Mejorar la capacidad del hospital para tratar adecuadamente a los pacientes al identificar las causas de la inactividad asociada a la reparación de los equipos médicos, evaluar el proceso de mantenimiento y establecer un procedimiento de gestión de equipos.

PRODUCTOS UTILIZADOS

Minitab® Statistical Software

RESULTADOS

  • Se utilizó el análisis de datos para aumentar la disponibilidad de los equipos médicos
  • Se introdujo un nuevo procedimiento para el mantenimiento de los equipos médicos
  • Se redujo en un 35% el tiempo de inactividad asociado a las reparaciones de los equipos
 

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