Para el registro: Un hospital eleva la calidad del servicio utilizando análisis de datos y Six Sigma Esbelto

 
 

Los errores de manufactura dan como resultado productos defectuosos y mayores costos, pero no hay una “pila de rechazados” en atención de salud. Los errores médicos causan decenas de miles de muertes en todo el mundo cada año y cuestan miles de millones de dólares, además de involucrar problemas y procesos suficientemente complejos como para intimidar a los profesionales de mejora de la calidad de cualquier campo.

La industria ha tardado en adoptar métodos tradicionales de mejora; muchos aluden a la complejidad de la atención de salud. Pero incluso en el negocio de salvar vidas, la mejora de la calidad depende de la administración de procesos —y la experiencia de un hospital sugiere que para rediseñar la atención de salud, se debe comenzar por cosas pequeñas.

Eso fue lo que hizo un equipo de proyecto Six Sigma Esbelto (LSS) en un hospital en la India. El equipo examinó el proceso de su departamento de información de salud de pacientes hospitalizados (IP-HID) e identificó factores que podrían reducir el tiempo de entrega (TAT) de las historias clínicas de los pacientes. Utilizando Minitab Statistical Software, el equipo implementó nuevos procedimientos en el HID que corrigieron crecientes costos de personal y baja productividad, elevando la calidad de la pequeña unidad al máximo nivel.

El desafío

Un equipo de proyecto evaluó el proceso de las historias clínicas de pacientes, identificó las causas de retraso y redujo el tiempo de entrega en 18 minutos utilizando metodologías Six Sigma Esbelto y Minitab Statistical Software.

Dos miembros del personal y un asistente conforman el HID del hospital, que se divide en servicios a pacientes hospitalizados y pacientes no hospitalizados. Un miembro del personal y el asistente son responsables de los servicios a pacientes no hospitalizados, que incluyen registro, nueva visita e ingreso, lo que deja un empleado a cargo de todos los servicios a pacientes hospitalizados.

Las responsabilidades de esa persona incluyen preparar las historias clínicas de los pacientes, los informes de nacimientos y muertes y los informes legales; conseguir las historias clínicas; responder las preguntas de los pacientes; actualizar el censo diario; y asistir a clases medicolegales.

El límite de especificación del TAT para el proceso de las historias clínicas se estableció en 40 minutos por lote con un tamaño de 10 historias. Pero dado que solo una persona realizaba todas las tareas del IP-HID, el TAT había alcanzado 55 minutos —un retraso que demoraba la culminación de otras responsabilidades en el departamento e impulsó a la gerencia a designar a un empleado adicional para el HID.

El trabajo preliminar del equipo indicó que la preparación de las historias clínicas ocasionaba el mayor retraso de tiempo en el proceso del paciente —un problema que se corrigió fácilmente mediante el uso de metodología LSS. A fin de disminuir los costos de personal y aumentar la productividad, el equipo se propuso reducir el tiempo de entrega correspondiente a la preparación de las historias.

Cómo ayudó Minitab

El equipo aplicó el método de cinco fases DMAIC (siglas en inglés de Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar) a su proyecto y comenzó definiendo la meta del proyecto —un TAT de menos de 40 minutos— e identificando los elementos relevantes en el proceso de preparación de las historias clínicas, que incluyen recepción, verificación, clasificación y organización de la información del paciente.

Durante la fase Medir de su proyecto, el equipo recopiló y evaluó datos utilizando una gráfica de control creada con Minitab para verificar que el proceso del IP-HID era estable y no tenía variación por causas especiales.

La gráfica de control arriba grafica el proceso IP-HID en una secuencia en orden cronológico. Los puntos se ubican dentro de los límites de control, lo que indica que el proceso está bajo control y exhibe solo variación por causas comunes.

Con la confirmación de que el proceso estaba estadísticamente bajo control, el equipo aplicó a los datos la prueba de normalidad utilizando una prueba de Anderson-Darling y mostró los resultados en una gráfica de probabilidad.

Esta gráfica de probabilidad determina si los datos de la muestra están distribuidos normalmente. Puesto que los puntos están cerca de una línea recta, la gráfica muestra que estos datos siguen una distribución normal —un supuesto clave para realizar un análisis de capacidad.

Los puntos de los datos en la gráfica siguieron aproximadamente una línea recta, lo que indica que la distribución normal se ajusta a los datos de la muestra. Dado que los datos provienen de un proceso estable y se ajustan a la distribución normal, el equipo procedió a realizar un análisis de capacidad en Minitab, el cual mostró que el proceso de preparación de las historias clínicas podía mejorarse, pero era capaz de alcanzar un TAT por debajo del límite de tiempo especificado.

La fase Analizar del proyecto proporcionó una imagen más clara de las posibles causas, debido a que el equipo utilizó análisis de datos para identificar las causas raíz de los retrasos en la preparación de las historias clínicas. Se identificó falta de entrenamiento, variación en el tamaño de los formularios y variación en la ubicación de los detalles del paciente dentro de los formularios y el equipo realizó experimentos para confirmar el impacto de cada causa en el TAT utilizando pruebas t de 2 muestras.

Se verificaron causas raíz adicionales utilizando el método GEMBA, que se basa en observaciones registradas durante un período de tiempo especificado. Estas causas incluyeron no disponibilidad de papelería, falta de dispositivos para manejar los materiales, información incompleta de otros departamentos, errores no detectados en las historias clínicas de los pacientes y diseño ergonómico inadecuado del área de trabajo.

Durante la fase Mejorar, el equipo corrigió los problemas identificados durante el análisis implementando cambios, que incluyeron estandarizar el tamaño y formato de los formularios de las historias clínicas, utilizando un sistema de tarjeta kanban para señalar los pasos en el proceso, creando listas de verificación para el personal de IP-HID y HID que prepara las historias clínicas de pacientes que se envían y adoptando un diseño ergonómico del área de trabajo “5S”. El equipo también realizó un programa de entrenamiento para los empleados de tres días para presentar los cambios y explicar el impacto que se esperaba que tuvieran en el TAT.

Resultados

Después de una satisfactoria implementación de los cambios, el equipo recolectó y analizó datos sobre el nuevo proceso de historias clínicas del IP-HID, lo cual reveló mejoras significativas.

El análisis de capacidad reveló mejoras significativas en el proceso del IP-HID, donde el TAT promedio se redujo a 34 minutos.

El equipo superó su meta, puesto que las mejoras dieron como resultado un TAT promedio de 34 minutos. Este logro introdujo la etapa final de su proyecto DMAIC, la fase Controlar. El equipo implementó medidas para asegurar que el hospital mantuviera las mejoras. El personal y los miembros del equipo llenaron una hoja de auditoría 5S una vez por mes, utilizando listas de verificación para cada historia clínica. También registraron el TAT diariamente y graficaron los datos en una gráfica de control para monitorear el proceso y detectar variación por causas especiales. El equipo también proporcionó entrenamiento de LSS al personal involucrado en proyectos de mejoras adicionales.

Al incorporar técnicas de mejora de la calidad en el HID, el equipo demostró que estos métodos de mejora tradicionales podían funcionar muy bien en un entorno de atención de salud. El éxito de este pequeño proyecto creó una oportunidad de reducir desperdicios y abordar desafíos mayores que afectan otros procesos del hospital. También propició un cambio cultural en la organización al mostrar a los miembros del personal que tenían las herramientas necesarias para alcanzar la excelencia operativa.

Esta historia se adaptó a partir de un artículo publicado en el Número 1 del Volumen 8, 2013, del International Journal of Six Sigma and Competitive Advantage .

 

ORGANIZACIÓN

Hospital corporativo en la India

REVISIÓN GENERAL

  • Establecido como un Centro de excelencia “Atención de salud y cura holísticas”
  • Se especializa en alopatía, Ayurveda y homeopatía
  • Las instalaciones incluyen 200 camas para pacientes, unidad de cuidados intensivos, sala de emergencias, farmacia y un laboratorio de alto nivel con acreditación nacional

QUALITY CHALLENGE

Reducir el tiempo de entrega del procesamiento de historias clínicas de pacientes.

PRODUCTOS UTILIZADOS

Minitab® Statistical Software

RESULTADOS

  • Se redujo en 18 minutos el tiempo de entrega del proceso
  • Se aumentó la productividad del departamento
  • Se redujeron costos
 

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