Agencia de Logística de Defensa: Usando Minitab para reducir los precios de los repuestos

 
 

Como organismo nacional de apoyo en materia de logística de combate, la Agencia de Logística de Defensa de los EE.UU. (DLA, por sus siglas en inglés) suministra provisiones y servicios esenciales a los militares de Estados Unidos destacados en el mundo entero. Debido a que la DLA es responsable de proporcionar casi el 100% de los alimentos, el combustible, los suministros médicos y los equipos que las fuerzas armadas de los EE.UU. necesitan para operar, los altos estándares de calidad establecidos para sus productos y procesos tienen una importancia vital. Entre los equipos que suministra la DLA se encuentran los repuestos necesarios para las reparaciones de los vehículos y las herramientas militares. Para ayudar a mantener bajos los costos de los repuestos, la agencia negoció en junio de 2000 un contrato de precios de doce años con Honeywell, el cual incluía precios predeterminados y ajustados a la inflación. Sin embargo, para el año 2008, la DLA se preguntó si los términos del contrato de precios seguían siendo razonables. El DLA formó un equipo multifuncional de profesionales en Six Sigma Esbelto (LSS, por sus siglas en inglés) de su propia organización, el Departamento de Defensa de los EE.UU. y Honeywell para investigar y comprobar si los precios de los repuestos eran razonables. Cuando llegó el momento de analizar sus datos, el equipo se apoyó en Minitab Statistical Software.

Reto

La Agencia de Logística de Defensa, con sede en Fort Belvoir, Va., se apoyó en Minitab Statistical Software para reducir los precios que estaba pagando por las piezas de repuesto.

El contrato de la DLA con Honeywell incluía precios garantizados para 2,826 piezas de repuesto. El contrato se negoció utilizando el método de fijación de precios “one-pass”, un método diseñado para evitar que Honeywell registrara beneficios o pérdidas económicas durante el período del contrato. Dado que el contrato no incluía disposiciones para reevaluar los precios, la DLA comenzó a preocuparse ante la posibilidad de que los precios preacordados estuvieran por encima de los incrementos reales en los costos debido a la inflación.

La agencia necesitaba determinar la validez del proceso de fijación de precios “one-pass” y si los precios durante el período del contrato habían aumentado conforme a la inflación. Analizar los datos de varios años sobre los precios de los repuestos era una tarea difícil, pero Minitab Statistical Software se diseñó expresamente para facilitar la ejecución, y comprensión, de los análisis estadísticos.

Cómo ayudó Minitab

El equipo del proyecto LSS definió una métrica que clasificaba a los repuestos como “aceptables” si se mantenían dentro de una banda de más o menos 15% con respecto al precio original especificado en el contrato. Los precios que fluctuaban fuera de esta banda se clasificaban como “defectos”.

Con esta métrica definida, el equipo utilizó Minitab para analizar los aumentos de precios defectuosos y determinar si esos aumentos de precios estaban aportando beneficios a Honeywell que excedían los términos del contrato. La medición de los defectos reveló que sólo el 40% de los repuestos se encontraba dentro de la banda de precios aceptables y el 60% estaba fuera de la banda al experimentar un aumento o disminución de más 15% en el precio. Las gráficas de Minitab ayudaron al equipo a concluir que los precios de los repuestos habían aumentado más del 21% desde el precio inicial del contrato.

Los diagramas de causa y efecto de Minitab permitieron al equipo de LSS de la DLA organizar y mostrar claramente toda la información de su lluvia de ideas.

Cuando llegó el momento de realizar una lluvia de ideas acerca de las posibles causas y soluciones para disminuir los precios de los repuestos, el equipo se apoyó en los diagramas de causa y efecto de Minitab para organizar y mostrar claramente toda la información de su lluvia de ideas.

Resultados

Su sesión de lluvia de ideas llevó al equipo a la conclusión de que era necesario incluir en el contrato un mecanismo de ajuste periódico de precios cada tres a cinco años, a fin de controlar eficazmente los precios. Tras implementar la estrategia de ajustes de precios, el equipo utilizó Minitab para crear resúmenes gráficos de los datos sobre piezas de repuesto con precios ajustados que mostraron claramente el efecto de la iniciativa. Una nueva medición del total de defectos reveló que el 82% de los repuestos estaba dentro de la banda de precios aceptables, y sólo el 17.5% de las piezas incluía un aumento de más de un 15% en el precio.

El poderoso análisis de la capacidad que realiza Minitab proporcionó otra representación gráfica de la eficacia de los ajustes de precios. Este análisis reveló que la mayoría de los precios de los repuestos se redujo, con un 49% de las piezas mostrando una significativa reducción de precios de más del 15%.

La poderosa herramienta de análisis de la capacidad que ofrece Minitab ayudó al equipo a ilustrar los resultados de su plan de ajustes de precios para las piezas de repuesto.

En conjunto, el precio total de las piezas de repuesto se redujo en un 9.4%, lo que significó un ahorro de $9.5 millones para la DLA. Además, el equipo logró identificar un ahorro adicional de $3.2 millones al cancelar un envío excesivo de piezas. En el futuro, el equipo espera que los ahorros generados con la nueva estrategia de precios sean de por lo menos $3.16 millones al año.

Además del ahorro monetario, el proyecto redujo el proceso de fijación de precios “one-pass” de 36 semanas a entre 12 y 16 semanas mediante la adición de un paso de ajuste de los precios al final de los términos del contrato. Con los beneficios de las nuevas disposiciones sobre precios demostrados por el análisis de Minitab, el equipo logro validar el proceso de fijación de precios “one-pass” como un método viable para el sostenimiento de precios razonables para las piezas de repuesto.

Con el poder de Minitab, la DLA y su equipo de LSS pudieron utilizar técnicas de mejora de la calidad para mejorar el proceso de obtención de repuestos, reduciendo los precios y ahorrando millones de dólares a la agencia.

La investigación descrita en este caso de éxito se publicó originalmente en el informe “Report No. D-2011-042: Lean Six Sigma Project – Defense Logistics Agency/Honeywell Long-Term Contract Model Using One-Pass Pricing for Sole-Source Spare Parts”, Inspector General del Departamento de Defensa de los Estados Unidos, 18 de febrero de 2011.

 

ORGANIZACIÓN

Defense Logistics Agency (DLA)

REVISIÓN GENERAL

  • Con sede en Fort Belvoir, Va.
  • 27,000 empleados civiles y militares
  • Opera en 48 estados y 28 países
  • Administra 26 centros de distribución en el mundo entero

RETO

Minimizar el precio de las piezas de repuesto

PRODUCTOS UTILIZADOS

Minitab® Statistical Software

RESULTADOS

  • Reducción de los precios de los repuestos en un 9.4%, para un ahorro de $9.5 millones
  • Ahorros proyectados de $3.16 millones al año
  • Reducción significativa de la duración del proceso de fijación de precios “one-pass”
 

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