Ehrenamtler schneller rekrutieren und beschäftigen: Wohlfahrtsverband verbessert seine Prozesse mit Minitab

 
 

Der direkt nach dem Zweiten Weltkrieg gegründete Wohlfahrtsverband Secours Populaire Français engagiert sich gegen Armut und hilft Menschen in schwierigen Verhältnissen, sowohl in Frankreich als auch in anderen Ländern.

Durch ein Auswahlverfahren für neue Ehrenamtler, in dem die besten Bewerber ermittelt werden, kann der Verband seine Aufgaben besser erfüllen. Die Ehrenamtler kommen aus allen Lebensbereichen, darunter auch Studenten, Angestellte, Arbeitslose und Rentner. Alle Ehrenamtler investieren ihre Zeit und individuellen Fähigkeiten in die Aktivitäten des Wohlfahrtsverbands. Ehrenamtler im Ortsverband Paris (mit dem Kurznamen SPF 75) verpflichten sich zur regelmäßigen Teilnahme an den von 11 lokalen Ausschüssen durchgeführten Aktivitäten, oder sie nehmen von Fall zu Fall an nationalen Projekten teil.

Die Herausforderung

Abbildung 1: Ein Ehrenamtler des Secours Populaire Français betreut eine Gruppe von Kindern bei einer vom Wohlfahrtsverband veranstalteten Aktivität.

Wenn sich eine Person für die ehrenamtliche Mitarbeit beim SPF 75 bewarb, dauerte es im Durchschnitt 10 Tage, bis sie eine erste Antwort erhielt. Ehrenamtler, deren Bewerbung angenommen wurden, mussten bis zu 2 Monate warten, bis sie einem Projekt zugeteilt wurden. Diese Verzögerungen waren eine der Ursachen für den Verlust von bis zu 50 Prozent der Bewerber, und sie schadeten dem Ruf des SPF 75.

Daher beschlossen fünf Mitglieder des Pariser Ortsverbands des Secours Populaire Français, die Verzögerungen mit Hilfe der Lean Six Sigma-Methodologie zu reduzieren. Sie orientierten sich am bekannten DMAIC-Prozess:

  • Definieren des Projektschwerpunkts und des Problems
  • Erfassen der Basislinie
  • Analysieren der Werte der wichtigsten Prozessvariablen
  • Verbessern des Prozesses und Testen von Lösungen
  • Kontrollieren der umgesetzten Lösung und Aufrechterhalten der Verbesserung

Einsatz von Minitab

Eine erste Process Map, Ideen von internen und externen Kunden sowie die Identifizierung von nicht wertschöpfenden Schritten halfen dem Team bei der Auswahl der Variablen, die gemessen werden mussten. Zu diesen Variablen zählten die Anzahl der Bewerbungen von Ehrenamtlichen, die Anzahl der angenommenen Bewerber, die Antwortzeit für jeden Bewerber sowie die Anzahl der Bewerber, die sich schließlich an einer Aktivität beteiligten.

Anhand der erfassten Daten konnte das Team potenzielle Ursachen für lange Verzögerungen und den Verlust von Bewerbern identifizieren, z. B. unattraktive Dokumente, falsche Dateneingaben oder verlorene Daten, mehrere Datenbanken, unnötige Schritte in einem Prozess und der Mangel an Mitarbeitern.

Abbildung 2: Ein Ehrenamtler des Secours Populaire Français betreut eine Gruppe von Kindern bei einer vom Wohlfahrtsverband veranstalteten Aktivität.

Zu den Mitgliedern des Six Sigma-Projektteams gehörten der Ehrenamtler Nicolas Raynal, Kadija Akayad, die als Mitarbeiterin des SPF 75 für die Betreuung von Ehrenamtlern zuständig war, sowie Natacha Rebsomen, Agathe Bouffet und Sandra Dao, die im Rahmen eines Kurses zur Lean Six Sigma-Projektverwaltung an dem Projekt teilnahmen.


Teammitglieder Agathe Bouffet (links) und Sandra Dao

„Zur Lean Six Sigma-Methodik gehört die statistische Analyse des Prozesses und seiner Streuung“, erklärt Natacha Rebsomen, die derzeit den Lean Six Sigma Green Belt erwirbt. „Für diesen Teil des Projekts haben wir mit Minitab Mittelwerte berechnet, die Streuung verfolgt, Histogramme erstellt und mit Hilfe deskriptiver Statistiken die Daten interpretiert. Darüber hinaus konnten wir das Prozessverhalten mit X-quer/S-Karten und Prozessfähigkeitsanalysen grafisch darstellen.“

Die statistische Analyse der erwarteten Kosten und Einsparungen für jede der 11 empfohlenen Lösungen für die Probleme bei der Anwerbung von Ehrenamtlern half dem Team, die sechs besten Vorschläge auszuwählen, mit denen das Qualitätsziel erreicht werden sollte.

Abbildung 3: Pareto-Diagramm der empfohlenen Lösungen

Ergebnisse

Die Wartezeit für Bewerber und für Ehrenamtler bis zur Aufnahme in ein Team wurde seit dem Umsetzen der Lösungen um 50 Prozent verkürzt. Neue Bewerber werden schneller aktive Ehrenamtler, und sie beteiligen sich an Aktivitäten, die besser ihren Erwartungen und individuellen Fähigkeiten entsprechen. Die Verbesserungen bei der Anwerbung von Ehrenamtlern sowie bei den Integrationsprozessen helfen sowohl den für die Bewerber zuständigen Mitarbeitern als auch den Ehrenamtlern selbst, ihre täglichen Aufgaben effizienter durchzuführen.

Nicolas Raynal ergänzt: „Zweifellos können wir die Nutzung der Minitab Statistical Software für andere wichtige Projekte in unserem Wohlfahrtsverband optimieren.“

 

ORGANISATION

Ortsverband Paris des Secours Populaire Français

ÜBERSICHT

  • Französischer Wohlfahrtsverband, gegründet 1945
  • Der Pariser Ortsverband mit dem Kurznamen SPF 75 hilft mit seinen 3.000 Ehrenamtlern den Einwohnern von Paris durch Fortbildungsaktivitäten und soziale Hilfsleistungen, die von 11 lokalen Ausschüssen organisiert werden.

HERAUSFORDERUNG

Verzögerungen bei der Bearbeitung von Bewerbungen um ehrenamtliche Mitarbeit und bei der Zuteilung angenommener Bewerber zu aktiven Teams führten zu Unzufriedenheit bei den Ehrenamtlern und in manchen Fällen zu einem Rückzug der Bewerber.

VERWENDETE PRODUKTE

Minitab® Statistical Software

ERGEBNISSE

  • Die Wartezeiten für neue Ehrenamtler wurden um die Hälfte reduziert.
 

Durch Ihre Nutzung dieser Website stimmen Sie zu, dass Cookies verwendet werden. Cookies dienen zu Analysezwecken und zum Bereitstellen personalisierter Inhalte. Lesen Sie unsere Richtlinien

OK